о складання списків цивільних службовців, які підлягають атестації;
г) про підготовку документів, необхідних для роботи атестаційної комісії.
У правовому акті про проведення атестації перед керівниками відповідних структурних підрозділів державного органу (роботи з кадрами, юридичною службою та ін) ставляться відповідні завдання щодо забезпечення підготовки, проведення та завершення атестації. Правовим актом визначаються конкретні терміни проведення атестації за відповідними посадами персонально для кожного цивільного службовця, затверджується графік проведення атестації і склад атестаційної комісії.
Графік проведення атестації щорічно затверджується представником наймача і доводиться до відома кожного аттестуемого цивільного службовця не менше ніж за місяць до початку атестації.
Затверджений графік є правовою підставою проведення атестації щодо кожного цивільного службовця, що підлягає відповідно до Закону і Положенням періодичній перевірці його професійних та інших якостей.
У графіках необхідно передбачити резервний час для проведення атестації тих осіб, які у встановлений час не атестовані з поважних причин (хвороба, відрядження, виконання державних або громадських обов'язків тощо). Разом з тим такі поправки в графіках не повинні призводити до порушення загальних строків атестації, встановлених правовим актом державного органу.
Ще однією з підготовчих процедур проведення атестації, як зазначалося вище, є створення атестаційних комісій, куди надходять на розгляд необхідні документи атестуються цивільних службовців.
Формування і склад атестаційних комісій детально відображені в п. 8 - 10 Положення. Зверніть увагу, що прийняте комісією щодо аттестуемого цивільного службовця рішення буде об'єктивним тільки в тому випадку, якщо в цьому рішенні відображено думку більшості членів комісії. Для цього повинні бути створені всі умови для формування та вільного висловлення незалежної думки кожного учасника процедури атестації.
Одним з основних ділянок у роботі атестаційної комісії є ознайомлення з надійшли до комісії документами та іншою інформацією про атестуються цивільних службовців. Варто зауважити, що підвищення об'єктивності та якості оцінки буде мати місце тільки у випадку, якщо атестаційна комісія дійсно детально вивчить подані документи.
До документів, які повинні бути представлені в атестаційну комісію, відносяться:
мотивовану відгук про виконання проходять атестацію цивільним службовцем посадових обов'язків, підготовлений безпосереднім керівником проходить атестацію;
відомості про виконані дорученнях і підготовлених ним проектах документів за вказаний період, що містяться в річних звітах про професійну службової діяльності громадянського службовця;
пояснювальна записка цивільного службовця на відгук безпосереднього керівника (заява про свою незгоду з представленим відкликанням);
атестаційний лист з даними попередньої атестації.
Представлений на цивільного службовця відгук повинен містити об'єктивні відомості про його цивільну службу, мотивовану оцінку професійних, особистих якостей і результатів службової діяльності аттестуемого.
