ваша посада, повна поштова адреса та інші відомості. Також на ній цілком доречно використання логотипу вашої фірми або організації. У державних чиновників, депутатів на візитній картці може знаходитися зображення державного прапора або герба.
3.3 Етикет ділових телефонних розмов
етикет імідж діловий костюм
Ділова бесіда по телефону - найшвидший діловий контакт, що вимагає особливого уміння. У телефонної розмови в порівнянні з листом є одна важлива перевага: він забезпечує безперервний двосторонній обмін інформацією незалежно від відстані.
Дуже часто телефонна розмова стає першим кроком на шляху до укладення ділового договору.
Підготовка до ділової бесіди по телефону означає, що необхідно:
· точно визначити мету розмови і тактику його проведення;
· скласти план бесіди;
· продумати і чітко сформулювати питання і порядок їх пред'явлення;
· підготувати необхідні документи, що мають відношення до справи, а також календар і записну книжку.
Звонящий повинен привітатися і першим представитися.
Мистецтво ведення телефонних розмов полягає в тому, щоб коротко повідомити все, що потрібно, і отримати відповідь.
Основа успішного проведення ділової телефонної розмови - компетентність, тактовність, доброзичливість. Важливо, щоб службовий телефонна розмова вівся в спокійному, ввічливому тоні і викликав позитивні емоції у співрозмовника. Під час розмови треба вміти зацікавити співрозмовника, використовуючи методи навіювання і переконання.
Якщо співрозмовник проявляє схильність до суперечок, висловлює в різкій формі закиди, якщо в його тоні звучить зарозумілість і зарозумілість, то треба набратися терпіння і не відповідати йому тим же, а при можливості перевести розмову на більш спокійний тон , частково визнати його правоту, постаратися зрозуміти мотиви його поведінки, коротко і ясно викласти свої аргументи. Розмова закінчує звонящий.
3.4 Етикет прийому співробітників, відвідувачів
Великим авторитетом користується той начальник, який намагається створити в колективі таку обстановку, коли кожен працівник відчуває себе безпосереднім помічником «шефа». Це зовсім не означає, що відносини між співробітниками можуть бути запанібратскімі, однак і начальнический строгий окрик далеко не кращий засіб спілкування з підлеглими. Хороший начальник пам'ятає, як звуть його підлеглих на ім'я та батькові; завжди вітається з усіма; не зривати гнів на інших, якщо винен сам; не підвищує голосу при розмові; чи не нагадує підлеглому багаторазово про зроблені ним помилки і визнає свої помилки. Він уміє оцінити хорошу жарт і посміятися разом з усіма, однак не над слабкостями підлеглого; довіряє своїм співробітникам, дорожить їх часом і не відволікає від основних занять безперервними дріб'язковими дорученнями. Керівник в міру можливості відгукується на прохання особистого характеру, які не намагаючись потім виставити свою участь як неоціненну послугу; звертаючись до підлеглого з діловим дорученням, робить це у ввічливій формі; досить терпимо до окремих недоліків своїх підлеглих і бере їх до уваги в повсякденній роботі.
Хоча виховані люди кланяються один одному одночасно, входячи у відділ, він вітається першим. Співробітники відповідають, але не встають. У своєму кабінеті керівник може не вставати, якщо входить співробітник. Якщо має велика розмова, пропонує сісти. При бесіді зі співробітником (відвідувачем) керівнику не варто переглядати папери, що не відносяться до справи; довго говорити по телефону, проявляти різні ознаки нетерпіння, наприклад, «барабанити» пальцями по столу.
Ведення бесіди вимагає вміння точно, коротко, в етичній формі висловлювати свої думки і вміти слухати співрозмовника. Керівнику не слід перебивати підлеглого, проявляти так звані панські манери. Але й від підлеглого у свою чергу потрібно вести бесіду тільки по суті справи, не витрачаючи даремно часу керівника. Уміння вести ділову бесіду обов'язково для кожного співробітника, це є його прямим службовим обов'язком.
У тому випадку, якщо під час бесіди керівника з підлеглим з тих чи інших причин у кабінеті знаходяться інші співробітники, їм рекомендується утримуватися від втручання в розмову. Якщо ж ці співробітники спеціально викликані керівником, щоб дати пояснення якого-небудь факту, їм слід брати участь у розмові лише тоді, коли цього попросить керівник.
Іноді керівник хоче пригостити відвідувача. Як частування використовують чай, кава, прохолодні напої, але не більше того, оскільки кабінет керівника - не місце для прийому.
