икані найбільш повно і точно відображати характер і послідовність дій, процесів і явищ. Документи, більш віддалені від часу подій, можуть містити різноманітні об'єктивні та суб'єктивні спотворення і неточності. У той же час - велике бачиться на відстані raquo ;. Часом віддаленість і відстороненість автора документа від описуваних подій дозволяє йому акцентувати увагу на ключових або найбільш значущих моментах, які стають очевидними лише з часом, при розгляді об'єкта в ширшому подієвому контексті. Все це робить необхідним при проведенні експертизи цінності вдаватися до таких источниковедческим поняттям як авторство raquo ;, першоджерело raquo ;, протограф і т.п.
. 2 Критерій змісту документів
Зміст документів - це основний критерій їх цінності. Зміст документа дуже різноманітне. Цінність змісту буде залежати від значущості події, зафіксованого в документі, повноти висвітлення, новизни, унікальності інформації. Критерій значущості змісту документів дозволяє розподіляти документи на категорії постійного та тимчасового зберігання і встановити (для документів тимчасового зберігання) терміни їх зберігання. Документи установ поділяються на кілька груп. До першої групи можна віднести документи, що визначають цільове призначення установи та розкривають його діяльність, матеріали, пов'язані з питаннями керівництва, фінансування, планування. Це основні матеріали. Вони відбираються на постійне зберігання. Друга група документів - допоміжні матеріали, що відображають повсякденну оперативну діяльність - бухгалтерську звітність, облік, побутові та адміністративно-господарську діяльність і так далі. Ці документи мають тимчасовий, довідковий характер, зберігаються тимчасово. Третя група документів установ - документи з особового складу. Документи по особовому складу визначаються сучасним архівними законодавством, як комплекс документів, що створюються в процесі документування службової, трудової чи інших соціальних правовідносин громадян і юридичних осіб. Значимість цих документів визначається не змістом, а становищем або значенням особи, до якого вони належать. Ці матеріали зберігаються до декількох десятиліть, а іноді залишаються на постійне зберігання.
До числа важливих критеріїв цінності документів слід відносити критерій значущості автора документа, автограф. Історичне значення автора - установи або особи - визначає цінність документів. якщо установа або особа становлять значний інтерес для історії, то навіть самі незначні за змістом документи можуть бути взяті на постійне зберігання. Особливу цінність представляють рукописи, документи за підписом авторів, з авторськими правками, позначками і резолюціями.
Повторюваність інформації. Цей критерій отримав найбільше застосування в експертизі управлінської документації. Так як в установах утворюються документи ідентичного змісту, або документи, що несуть інформацію про зміст інших документів. Документи з повторюється інформацією можуть бути в одній установі, у всіх установах відомчої або галузевої системи і навіть в установах різних систем. В управлінні майже кожен новий документ вивчається на підставі повторення інформації інших документів.
До критеріїв цінності документів відносяться також критерії повторюваності інформації. Одним з них є справжність або копийность документів.
. 3 Критерій зовнішніх особливостей
До групи критеріїв зовнішніх особливостей документів відносяться:
справжність
зовнішній вигляд документа (форма передачі змісту, посвідчення та оформлення документів, у тому числі художні, палеографические, мовні та інші особливості; фізичний стан документа).
першотвору називається документ, оформлений і засвідчений у встановленому порядку, тобто документ, написаний на бланку, що має печатку, штамп і підпис керівника установи або структурної частини, від імені яких він виходить. Копією називається точне відтворення першотвору, завірене особою, на це уповноваженим. Копії при наявності оригіналів можуть бути знищені. Якщо документ має велике наукове значення або широко використовується в практичній діяльності установи, то на постійне зберігання, крім оригіналу, рекомендується залишати один або два примірники копій.
При відсутності у фонді оригіналів, копії (один або два примірники), які відтворюють їх, повинні бути залишені на постійне зберігання. Якщо в тексті оригіналу і копій є розбіжності, що істотно змінюють їх зміст, то на постійне зберігання можуть бути залишені і оригінал, і копії. Авторизована копія набуває силу оригіналу і також зберігається постійно. Завірена копія у фонді служить підставою для знищення незавірених копій.
Критерій зовнішніх особливостей документа (зовнішніх ознак)...
