/p>
. Порядок проведення експертизи цінності документів
Експертизою в діловодстві називається вивчення документів на основі принципів і критеріїв з цінності з метою визначення засобів зберігання та відбору частини з них для тривалого зберігання.
ЕЦД приводяться у відповідність з нормативними літературними документами, затвердженими президентом, Урядом та Державною архівною службою Росії. Склад документів, що підлягають постійному зберіганню, а також тривалість зберігання інших документів визначається Типовими переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання, складає та затверджує архівною службою мінімальні терміни зберігання, зазначені в цих переліках, носять нормативний характер і не повинні бути порушені.
З метою розширення складу документів і збільшення термінів зберігання деяких категорій на основі Типового переліку можуть створювати відомчі (галузеві) переліки, що мають нормативний характер для організацій даної галузі після їхнього затвердження спільно з архівною службою. Експертиза цінності проводиться обов'язково в наступних випадках:
. при складанні номенклатури справ;
. при формуванні справ і перевірці правильності віднесення документів до справ;
. при підготовці справ до подальшого зберігання в архіві;
. в процесі підготовки усунув до передачі з організації на зберігання до державного архіву.
Для проведення ЕЦД, а також розгляду нормативно-методичних документів його роботі служби діловодства та архіву у всіх організаціях створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК). У відомствах створюються центральні експертні комісії (ЦЕК), основні завдання яких доповнюються розглядом та узгодженням результатів роботи експертної комісії підвідомчих організацій. Підставою для роботи ЕК і ЦЕК є типове положення, затверджене державної архівної служби Росії.
Експертна комісія є дорадчим органом, її рішення набувають чинності після їх затвердження керівником організації або його заступником. Секретарем експертної комісії призначається, як правило, секретар організації або співробітник діловодної служби. Засідання комісії проводяться не рідше двох разів на рік і оформляються протоколами.
ЕЦД проводиться на основі переліків документів із зазначенням термінів зберігання з полістний розглядом справ постійного зберігання та справ з відміткою в переліку «ЕПК» (експертно-перевірочна комісія архівного органу) для справ тимчасового зберігання.
При проведенні експертизи цінності документів у структурних підрозділах здійснюється відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів; відбір справ з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають зберіганню в структурних підрозділах; виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули. При цьому одночасно перевіряються якість і повнота номенклатури справ організації, правильність визначення строків зберігання справ.
Відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання проводиться шляхом полистного перегляду справ. Не допускається відбір документів для зберігання і знищення тільки на підставі заголовків справ.
Справи з відміткою ЕПК піддаються полистовому перегляду з метою визначення та виділення з їх складу документів, що підлягають постійному зберіганню.
Справи з відміткою ЕПК raquo ;, містять документи постійного зберігання, підлягають переформовування. Виділені з їх складу документи постійного зберігання приєднуються до однорідних справах або оформляються в самостійні справи.
Терміни зберігання справ, що містять документи, що залишилися тимчасового зберігання, визначаються за переліком документів із зазначенням термінів їх зберігання або за номенклатурою справ організації.
Підшивка знову сформованих справ здійснюється лише після завершення експертизи цінності документів.
Архів проводить експертизу цінності документів при відборі їх на постійне зберігання під методичним керівництвом відповідного державного або муніципального архіву.
Підготовка електронних документів до передачі в архів організації складається з наступних етапів:
. перевірка фізичного стану машинних носіїв, призначених для передачі в архів;
. запис експертизи документів на машинні носії;
. перевірка якості запису;
. опис експертизи документів;
. проставлення архівних шифрів на одиницях зберігання (на футлярах) відповідно до архівним описом (описами) електронних документів ...
