постійного зберігання та з особового складу;
. підготовка комплекту супровідної документації.
Супровідна документація експертизи документів повинна бути достатньою для забезпечення їх збереження і використання. У ній відбивається наступна інформація: назва документа, дата його створення, характеристика змісту (анотація), електронний формат, фізична і логічна структура (для БД, сайтів тощо), обсяг документа (для БД також - кількість записів).
. Основні критерії цінності документів
Нормативно-методичні основи експертизи цінності документів затверджені Колегією Росархіву.
Віднесення документів до складу архівного фонду Російської Федерації здійснюється за результатами експертизи цінності шляхом комплексного застосування критеріїв походження, змісту, зовнішніх особливостей документів. Критерії експертизи цінності - це система науково обгрунтованих ознак, на основі яких визначається цінність документів.
Експертиза цінності документів - це відбір документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання на основі прийнятих критеріїв.
Можливість і тривалість використання документів зумовлюється значенням укладеної в них інформації. Призначення експертизи полягає в тому, щоб визначити, які документи з найбільшою повнотою можуть забезпечити держава, суспільство, науку, окремих громадян необхідною інформацією.
В узагальненому вигляді завдання експертизи цінності документів полягають у наступному:
відбір документів, що мають політичне, господарське, наукове, культурне значення, для посл?? дующей передачі їх на постійне зберігання до державних архівів Російської Федерації;
відбір на тимчасове зберігання документів, що не представляють науково-історичної цінності, але які зберігали практичне значення;
виділення до знищення документів, що не мають наукової цінності і втратили практичне значення;
встановлення або зміну строків зберігання документів.
Документи оцінюються на підставі принципів історизму, системності, цілісності. Критеріями оцінки документів є їх походження, зміст і зовнішні особливості.
Критеріями оцінки походження є: роль і місце організації в системі державного управління, значимість виконуваних функцій, час і місце освіти документів. Критерій походження дозволяє розділити всі організації, установи та підприємства приблизно на три групи.
До першої групи належать організації, документи яких мають велику наукову, історичну та економічну цінність. Це центральні та місцеві органи влади і управління, їх галузеві структурні підрозділи, органи суду і прокуратури, наукові та промислові об'єднання, великі заводи і фабрики та ін.
Другу групу складають організації місцевого значення. Це велика кількість організацій, однорідних за функціями та цільовим призначенням. Документи цієї групи мають практичне і певне наукове значення, але приймаються в державні архіви, як правило, вибірково, так як діяльність таких установ відображається в документах вищестоящих організацій. Важливі документи організацій цієї групи, які не надходять у вищестоящі організації, повинні бути виявлені і приєднані до документів вищестоящої організації.
Третю групу складають переважно організації допоміжного та обслуговуючого характеру. Документи цієї групи організацій мають значення тільки для практичної роботи.
Критерії оцінки змісту - значущість події, відображеного в документах, значення міститься в документах інформації, її повторення в інших документах, цільове призначення, вид і різновид документа. До критеріїв змісту належать:
значимість відображених у документах подій;
значення інформації, що міститься в документі;
повторення і поглощаемость інформації, що міститься в інших документах організації;
вид документа;
справжність документа.
Найбільш повно основну діяльність організації відображають:
організаційно-установчі та розпорядчі документи (статути, положення, накази, постанови, протоколи та ін.), а також річні плани і звіти. Це документи постійного зберігання;
довідково-інформаційні документи, що грають допоміжну роль, містять, як правило, оперативну або довідкову інформацію, що служить підставою для прийняття управлінських рішень, які фіксуються в розпорядчих, а іноді і в організаційних документах. Ця група документів найбільш численна. Деякі з них мають тривалий довідкове значення, наприклад значна частина документів по особ...
