лити наступні:
1. Робота з документами (інформаційно-документаційне обслуговування):
· прийом і перевірка правильності оформлення підготовлених проектів документів, переданих керівнику на підпис, якісне їх редагування;
· прийом надходить на розгляд керівника кореспонденції та подальша передача її відповідно до ухваленого рішення в структурні підрозділи або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей;
· ведення діловодства: складання листів, запитів та інших документів, підготовка проектів доповідей, звітів та інших матеріалів, необхідних для роботи керівника;
· формування справ відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечення їх збереження і у встановлені терміни здача в архів;
· оперативне зберігання документів в ході виконання і до передачі в архів;
· контроль виконання працівниками підприємства виданих наказів та розпоряджень, а також дотримання термінів виконання вказівок і доручень керівника підприємства, що взяті на контроль;
· ведення контрольно-реєстраційної картотеки.
. Робота організаційна (бездокументарній обслуговування):
· прийом та передача повідомлень по каналах зв'язку (факс, e-mail тощо);
· створення «телефонного іміджу» компанії і керівника, огорожу керівника від непотрібних відвідувачів і дзвінків, самостійне прийняття рішень по переадресації та завершенню дзвінків;
· забезпечення робочого місця керівника необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям, створення умов, що сприяють його ефективній роботі;
· організація та координація зустрічей керівника, розробка найбільш раціонального порядку і процедури роботи начальника;
· підготовка засідань, рад та інших нарад, проведених керівником (збір необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення, порядок денний, їх реєстрація), ведення та оформлення протоколів нарад;
· організація презентацій та представницька діяльність;
· організація прийому відвідувачів, сприяння оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників;
· виконання особистих доручень (вибір подарунків діловим партнерам, пошук гувернантки для дітей керівника тощо).
Коло обов'язків помічника керівника залежить від масштабу компанії, стилю керівництва та корпоративних стандартів. Так, в невеликих фірмах помічник керівника крім своїх посадових обов'язків нерідко займається адміністративно-господарським забезпеченням життєдіяльності офісу, координацією роботи кур'єрів/водіїв/менеджерів, оформленням первинних бухгалтерських документів, виконує функції кадровика. Тоді як у великих компаніях керівнику часто допомагають не один, а дві людини: діловод, відповідальний за технічне виконання рутинної роботи з паперами, дзвінками та іншими повсякденними справами, що потребують постійного перебування в офісі, і координатор, особистий помічник, який організовує робочий день керівника, планує зустрічі і наради, супроводжує його в робочих поїздках.
У мегакорпорацій, де в кожному департаменті або підрозділі є секретар-діловод, на помічника керівника організації іноді покладаються ще й функції керівника секретаріату або завідувача канцелярією.
4. Рекомендації щодо організації бізнесу
З тим щоб оптимізувати діяльність менеджерів усіх рівнів у ТОВ «Вітакорм» необхідно впровадження комплексної програми за наступними напрямками:
вдосконалення організаційної структури управління, скорочення числа керуючого апарату за рахунок чіткого перерозподілу кваліфікаційних та посадових обов'язків;
перегляд посадових інструкцій для збалансованості обов'язків співробітників торгової фірми, прав і відповідальності, підтримки найбільш ефективної технології управління в ТОВ «Вітакорм», передбачаючи порядок виконання і взаємозв'язок управлінських робіт у просторі та часі;
складання професіограми менеджера з управління інфраструктурою торговельної фірми;
облік в етапності у становленні та розвитку трудового колективу фірми в міру її розвитку;
визначення шляхів і методів надання впливу на трудову етику і мораль підлеглих організації торгівлі;
формування організаційної прихильності персоналу фірми.
Розглянемо пропоновані заходи більш детально.
Управлінський апарат може бути скорочений за рахунок скасування посад:
заступника директора (його функції виконуватимуть директори магазинів);
адміністратора (ці функції в магазинах ...
