> 3. Психологічні аспекти проведення нарад
№ДействіеНеобходімость действія1.Начінать нараду бажано з позитивної інформації, позитивних оценок.Чтоби задати відповідний емоційний тон обговоренню вопросов.2.3.4.5.6.7.8.
4. Порядок денний проблемного наради
5. Оформлення протоколу
6. Відеоконференція
Відеоконференція - це спосіб обміну відеозображеннями, звуком та інформацією між двома або більше точками, обладнаними відповідними апаратно-програмними комплексами. Канали зв'язку забезпечуються мережами ISDN, ЛЗ або звичайними телефонними лініями. До нових мережних технологій відносяться АТМ І Frame Relay. Як і в IDNS, в них інтегруються дані різних типів - текстові, графічні, аудіо- і відеоінформація. Frame Relay як досить дорогий засіб передачі аудіо- та відеоінформації використовується великими корпораціями.
Відеоконференції знайшли застосування в різних областях діяльності фірм: у підвищенні кваліфікації та дистанційному навчанні співробітників; в переговорах, презентаціях, брифінгах; в роботі з клієнтами і, звичайно, при проведенні нарад, засідань.
Але перш ніж купувати і встановлювати конференц-систему, керівнику та секретарю (якщо таке завдання буде поставлено саме перед ним) необхідно провести попередні розрахунки економічної ефективності купується системи. Враховуючи її велику зтість, потрібно чітко уявляти інтенсивність і галузі використання Відеоконференції. Наприклад, при наявності у фірми територіально віддалених філій і досить частому проведенні оперативних нарад та інших заходів встановлення такої системи виправдано. Витрати швидше за все будуть непосильними для організацій малого та середнього бізнесу. Напевно, і з цієї об'єктивної причини широкого розповсюдження відеоконференції в нашій країні поки не отримали. Хоча прецеденти є. Наприклад, вона встановлена ??і функціонує в російському відділенні концерну RJR (торгові марки Malboro і Camel), головний офіс діє в Москві, а філія - ??в Санкт-Петербурзі.
секретар посадовий нараду керівник
7. Види протокольних заходів
Протокол є обов'язковим елементом завершальній стадії наради. У протоколі фіксується хід обговорення питань і прийняті рішення. Протокол відображає діяльність з спільному прийняттю рішень колегіальним органом або групою працівників.
Залежно від виду наради та інших факторів можуть складатися такі форми протоколу:
Повний протокол, який містить запис усіх виступів на засіданні (у ньому фіксуються обговорюються питання і прийняті рішення, виступи учасників, питання, зауваження і т.д.);
Короткий протокол, який містить прізвища виступили і короткі записи про тему виступу, прийнятих рішеннях (без подробиць ходу обговорення).
Рішення про те, яку форму протоколу вести на нараді, приймає керівник колегіального органу або керівник організації.
За своєю суттю протокол є конспектом наради. Він може стати основою для обговорення питань, що піднімаються на наступній зустрічі.
Протокол ведеться під час наради секретарем, який конспектує (стенографує) або записує на диктофон виступи учасників наради, підписується головою та секретарем. В особливо важливих випадках виступали повинні візувати протокол, візи проставляються на лівому полі документа, на рівні запису виступу.
До протоколу підшиваються подані на розгляд матеріали: довідки, доповіді, проекти тощо, які оформляються як додатки.
8. Організація проведення переговорів
Переговори призначені для того, щоб за допомогою взаємного обміну думками отримати угоду і досягти результатів, які б влаштували всіх його учасників. Переговори складаються з виступів і відповідних виступів, запитань і відповідей, заперечень і доказів. Переговори можуть протікати легко чи напружено, партнери можуть домовитися між собою без праці або з великими труднощами, або взагалі не прийти до згоди. Тому для кожних переговорів необхідно розробляти і застосовувати спеціальну тактику і техніку їх ведення. Узагальнена схема їх проведення має наступний вигляд: підготовка переговорів; проведення переговорів; завершення переговорів.
Підготовка переговорів. Успіх переговорів в значній мірі залежить від того, наскільки добре ви до них підготувалися. До початку переговорів необхідно мати розроблену модель:
- чітко уявляти собі предмет переговорів і обговорювану проблему, ініціатива на переговорах буде у того, хто краще знає і розуміє проблему;
- обов'язково скласти приблизну програму, сценарій ходу переговорів;
- намітити моменти своєї непоступливості, а також проблеми, де можна по...
