документи, що використовуються для документаційного забезпечення управлінських завдань суто внутрішнього характеру).
Для кращого розуміння сутності документообігу та особливостей оперативного управління документами на його основних етапах розглянемо, який шлях здійснюють документи кожної з трьох виділених нами груп. Почнемо з вхідних документів, що надходять на підприємство в процесі так званої зовнішньої листування.
5.1.1 Особливості організації управління вхідними документами
Відповідно до Типової інструкції з діловодства управління вхідними документами передбачає: організацію доставки (отримання) документів; первинну обробку документів; попередній розгляд документів; реєстрацію документів;
розгляд документів керівництвом (структурними підрозділами, посадовими особами-в межах наданих повноважень) підприємства;
організацію виконання документів.
Організація доставки (Отримання) документів здійснюється по каналах поштового, фельд'єгерського (Кур'єрською) або електричного зв'язку. Подібним чином здійснюється доставка на підприємство листів (у тому числі рекомендованих), телеграм (телетайпрограмм), а також бандеролей, посилок, поштових карток та передплатних видань.
Отримання окремих видів документів (призначених переважно для обміну документованої інформацією обмеженого обсягу, що має оперативний характер) може бути організовано безпосередньо на підприємстві за наявності відповідних технічних засобів комунікації. До числа таких документів належать, Зокрема, телефонограми, телексограмми, телефаксограмми, повідомлення електронної пошти E-mail.
Організація первинної обробки документів, доставлених на підприємство по каналах поштового, кур'єрської або електричного зв'язку, включає їх прийом, перевірку цілісності упаковки і вкладень, перевірку правильності адресування, розтин конвертів (Упаковок). Як правило, прийом вхідної кореспонденції, за винятком телеграм, проводиться уповноваженим працівником підприємства (служби ДОП) у відповідному поштовому відділенні за дорученням.
Доставка на підприємство рекомендованої кореспонденції, а також телеграм здійснюється листоношами або спеціально уповноваженими особами (кур'єрами, фельд'єгеря). Їх прийом зазвичай виробляється за реєстром та (або) під розпис в повідомленні про вручення адресату.
Попередній розгляд документів включає розподіл документів, що надійшли на;
підлягають передачі безпосередньо керівництву підприємства або відповідним структурним підрозділам (посадовим особам), зазначеним в якості адресатів:
реєстровані і не реєстровані.
Попередній розгляд здійснюється на підставі відомостей про адресата, теми документа виходячи з розподілу повноважень між структурними підрозділами і посадовими особами підприємства.
Реєстрація документів проводиться відповідно до встановленого на підприємстві порядку, при цьому, як правило, не реєструються до...
