організацію зберігання і збереження документів несе Спеціаліст Реєстратора.
.8. Контроль режиму доступу до робочих приміщень і комп'ютерному обладнанню.
Контроль забезпечення режиму санкціонованого доступу співробітників до інформації та неможливості несанкціонованого доступу сторонніх у робочі приміщення здійснюється шляхом систематичних перевірок заступниками директора або директором як шляхом обходу робочих приміщень, так і відстеженням зі своїх робочих місць програмним шляхом. У другому випадку відстежується, хто, з якою інформацією, на якому робочому місці працює.
.9. Архівування документів.
Після виконання доручень (запитів) зареєстрованих осіб супровідний лист з додатком всіх документів передається Фахівцем Реєстратора в архів. У разі відмови у внесенні записів до Реєстру в архів передається супровідний лист з відповідною позначкою в передавального запису.
При передачі документів до архіву проводиться звірка прийнятих і виконаних доручень за даними супровідного листа, журналу реєстрації вхідних документів і реєстраційним журналом, а також здійснюється контроль термінів виконання доручень (запитів).
Спеціаліст Реєстратора перевіряє відповідність актів зазначеним у супровідному листі і відповідність прийнятих документів зазначеним в актах. Після звірки на супровідному листі робиться запис про дату передачі в архів і ставиться підпис Фахівця Реєстратора.
В архіві зберігаються такі документи:
документи, що є підставою для переходу прав власності, а також заяви зареєстрованих осіб з прикладеними до них документами повинні зберігатися у спеціальних папках, що здаються в архів по мірі їх заповнення. При цьому на папці має бути вказаний інтервал номерів по журналу реєстрації або журналу обліку вхідних документів;
копії установчих та інших документів зареєстрованого в Реєстрі юридичної особи, необхідних для відкриття рахунку, а також доручення на уповноважених представників та запити на зміну реквізитів з підтверджуючими документами зберігаються разом з анкетою даної особи в окремій папці в спеціальному місці з обмеженим правом доступу;
анкети зареєстрованих фізичних осіб із зразками підпису, а також запити на зміни реквізитів з підтверджуючими ці зміни документами зберігаються в папках згідно нумерації анкет;
листи, запити та доручення зареєстрованих в Реєстрі осіб та запити державних органів;
журнал обліку вхідних (вихідних) документів;
реєстраційний журнал проведених операцій.
Документи в архіві зберігаються в нумерованих папках з описом вмісту. У опису перераховуються супровідні листи, кількість актів прийому-передачі документів і дати реєстрації документів.
Реєстратор забезпечує зберігання всіх документів, пов'язаних з веденням Реєстру, протягом трьох років.
.10. Порядок ведення журналів Реєстру.
Реєстратор веде наступні журнали:
а) журнал обліку вхідних документів. Журнал містить такі дані:
порядковий номер запису;
вхідний номер документа. Для всіх документів, крім анкет, нумерація ведеться в хронологічному поря...
