й і точна адреса одержувача вашої кореспонденції. Його прийнято друкувати заголовними латинськими буквами.
У першій позиції адреси - Кому?- Зазначаються прізвище адресата, його посада і повна назва установи або фірми:
У другій позиції адреси - Куди?- Зазначаються номер будинку, назва вулиці, назва міста. При відправленні листа до Англії необхідно вказати графство, в США - назва штату. У самому кінці вказується назва країни.
Якщо лист вкладається в конверт з прозорим віконцем, то адреса пишеться один раз - в лівому верхньому куті листа. При цьому лист складається таким чином, щоб адреса одержувача просвічувався через віконце конверта.
Адреса відправника на конверті зазвичай не вказується, але при необхідності його можна написати на зворотному боці конверта. З січня 1997 року Росія перейшла на європейську систему адресування: ім'я, прізвище, будинок, вулиця, місто, країна.
Типи ділових листів.
Лист-прохання. Прохання формулюється точно і стисло. Якщо є необхідність дати деякі пояснення - уявіть їх в стислому вигляді. Неодмінно слід підкреслити особисту зацікавленість і заздалегідь подякувати за виконання прохання. У ряді випадків лист доцільно закінчити припискою: «Запевняємо Вас, що представлена ??Вами інформація буде використана строго конфіденційно».
Лист-повідомлення - знак ввічливості (подяки за швидкий відповідь, вираз готовності до діловим і т.п.) або ж як цілком певного інформаційного повідомлення. Під таким листом цілком достатньо підпису референта або секретаря.
Лист-нагадування направляється в тих випадках, коли в результаті телефонних переговорів або особистого контакту не вдається своєчасно отримати бажаний результат. Його мета - тактовно і ввічливо нагадати про необхідність виконати взяті зобов'язання. І тільки у випадку вкрай загострилася, можна натякнути на санкції, які потім можуть послідувати.
Лист-підтвердження гарантія даних раніше обіцянок чи вже обговорених умов. Такий лист виконує моральну функцію - висловлює готовність підтримати пропозиції адресата. Як правило воно служить підтвердженням своєчасного отримання документів, матеріальних цінностей, договірних паперів тощо.
Лист-претензія близько до рекламації, хоча і не має настільки явно вираженого характеру. По суті своїй - це офіційне попередження. У ньому повинні міститися такі дані: підстави для пред'явлення претензії, самі претензії, конкретні вимоги сторони, що пред'являє претензії, наприклад відшкодування збитку.
Лист-відмова - відповідь на претензію клієнта або партнера. Правильно складене, воно допомагає, незважаючи на відмову, підтримувати нормальні відносини з клієнтом і ділові контакти з партнерами.
Початок листа повинно нести нейтральний коментар, в якому перераховується те, з чим згодні. Потім йде пояснення причин відмови. Кінцівка повинна бути позитивною. Навіть якщо неможливо задовольнити висловлену претензію, слід продемонструвати свою готовність до продовження співпраці.
Лист-вибачення. Час від часу виникає необхідність послати лист, що містить вибачення. Такий вид ділової кореспонденції містить виклад причин, за якими раптово щось зривається: важлива зустріч, участь у конференції чи презентації,...
