асно. Схвалені центральної експертною комісією (експертною комісією) акти і опису затверджуються керівником організації тільки після затвердження експертно-перевірочною комісією архівного установі описів справ постійного зберігання.
. 1 Організація проведення експертизи цінності документів
Експертиза цінності документів в організації проводиться: у діловодстві - при складанні номенклатур справ, в процесі формування справ і при підготовці справ до передачі в архів; в архіві - в процесі підготовки до передачі справ на постійне зберігання.
Для організації та проведення роботи з експертизи цінності документів, відбору та підготовки до передачі на постійне зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації, включаючи управлінську, науково-технічну, аудіовізуальну, машиночитаемую та іншу документацію 2, що утворюється в процесі діяльності організації, створюється експертна комісія (ЕК).
Для експертизи цінності та відбору на постійне зберігання науково-технічної та іншої спеціальної документації може бути створена окрема ЕК, що складається з фахівців з цієї документації.
У міністерствах і відомствах, інших організаціях, що мають під відомчу мережу, створюються центральні експертні комісії (ЦЕК)
ЦЕК (ЕК) створюється наказом керівника організації з числа найбільш кваліфікованих працівників у кількості не менше трьох осіб. До складу ЕК організації в обов'язковому порядку включається керівник архіву або особа, відповідальна за архів.
До складу ЦЕК доцільно включити представника архівної установи, для якого дана організація є джерелом комплектування.
Головою ЦЕК (ЕК) призначається один з керівних працівників організації, що курирує питання діловодства та архіву.
Основними завданнями ЦЕК (ЕК) є:
організація та проведення експертизи цінності документів на стадії діловодства при складанні номенклатури справ і в процесі формування справ;
організація та проведення експертизи цінності документів на стадії підготовки їх до передачі в архів організації;
організація і проведення відбору та підготовки документів до передачі на постійне зберігання до державний чи муніципальний архів.
Основними функціями ЦЕК (ЕК) є:
організація щорічного відбору справ для зберігання та знищення;
розгляд і винесення на затвердження і погодження з експертно-перевірочною комісією (ЕПК) архівної установи проектів номенклатур справ організації, описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, у тому числі по особовому складу, актів про виділення до знищення справ, що не підлягають зберіганню; підготовка та винесення на розгляд ЕПК архівної установи пропозицій про зміну термінів зберігання окремих категорій документів, встановлених переліками, і про визначення строків зберігання документів, не передбачених переліками; участь у підготовці та розгляді проектів нормативних та методичних документів з питань роботи з документами в організації. ЦЕК (ЕК) проводить засідання відповідно до плану роботи і в міру необхідності. Засідання ЦЕК (ЕК) протоколюються. Протоколи підписуються головою і секретарем комісії. Рішення ЦЕК (ЕК) набирають чинності після затвердження керівником організації.
Протоколи ЦЕК (ЕК), що містять рішення про схвалення проектів типових і зразкових номенклатур справ, про зміну термінів зберігання документів, встановлених типовими і відомчими переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання, а також типовими і зразковими номенклатурами справ , затверджуються керівником організації тільки після їх розгляду ЕПК відповідної архівної установи.
Порядок проведення експертизи цінності документів
Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби документаційного забезпечення управління спільно з ЦЕК (ЕК) організації під методичним керівництвом архіву.
При проведенні експертизи цінності документів у структурних підрозділах здійснюється відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів; відбір справ з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають зберіганню в структурних підрозділах; виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули. При цьому одночасно перевіряються якість і повнота номенклатури справ
Відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання проводиться шляхом полистного перегляду справ. Не допускається відбір документів для зберігання і знищення тільки на підставі заголовків справ.
Справи з позначкою «ЕПК» піддаються полистовому ...
