функціонування електронного архіву, основними програмно-апаратними компоненти системи повинні стати: ядро ??системи управління документами; сервер БД архівної системи (картотека); файловий сервер документів; сервер образів документів; файловий сервер додатків; мережу клієнтських робочих місць ». (4)
Зі статті на сайті компанії МАКСФІЛЛ - розробників системи електронного документообігу, почерпнули нові ідеї та вимоги до програми:
процес роботи з документами необхідно здійснювати через картку процесу або, інакше, через картку документа.
«Картка процесу призначена для вирішення багатьох важливих завдань, наприклад:
Управління правами доступу користувачів до інформації та документу
Введення і відображення атрибутів документа, наприклад, тема, реєстраційний номер та ін.
Створення і відображення версій документа
Управління розширеними (специфічними) властивостями процесу, наприклад:
Модель (схема)
Лист узгодження документа
Зауваження согласующих осіб
Ієрархія резолюцій, хід виконання документа
Контрольні позначки
Облік перенесення термінів виконання документа
І інші
Створення посилальних зв'язків з елементами довідників, наприклад, зв'язок картки документа з карткою контрагента тощо
Створення посилальних зв'язків з іншими документами в СЕД
Надання прав доступу на виконання дій маршруту документа, наприклад, відправлення документа по маршруту, визначеному для даного етапу процесу обробки документа
Надання прав доступу на виконання різних автоматизованих процедур, наприклад, авто формування і присвоєння документу реєстраційного номера
Відображення журналу подій роботи з документом ».
Також на підставі аналізу того ж джерела, додалися нові вимоги до функцій програми:
Створення атрібутних карток документів
Прикріплення до карток документів файлів довільних типів
Формування тексту документа з зумовленого шаблону з підстановкою в нього значень змінних, які можуть бути в картці документа або базі даних СЕД
Створення версій документів
Формування образу електронного документа на бланку з використанням шаблонів
Збереження образу документа у файл * .pdf або MS Word
Управління правами доступу користувачів СЕД
Створення маршрутів документів
Управління рухом документів за маршрутами
Розсилка учасникам документаційних процесів повідомлень і нагадувань
Ведення журналів документів
Ведення довідників і класифікаторів
Реєстрація та класифікація реєстрованих в СЕД документів
Формування доручень
Пошук карток документів
Підписання документів ЕЦП
Формування звітів і статистики про рух документів
Можливість віддаленої роботи з документами через інтернет
Використання інформаційного сховища СУБД для зберігання документів і метаданих
Можливість одночасної роботи з СЕД
Забезпечення інформаційної безпеки:
Персональна аутентифікація користувачів СЕД
Шифрування трафіку
Рольова модель управління доступом
Використання цифрових сертифікатів ». (5)
. 3 Аналоги програм електронного документообігу
Для визначення не розкритих в ході інтерв'ю із замовником і користувачами функціональних, нефункціональних, системних вимог до програми, було проведено аналіз найбільш відомих систем документообігу, представлених на ринку в Україні та в СНГ.- система управління корпоративним контентом (Enterprise Content Management), містить набори компонентів, модулів і рішень, забезпечує одночасну роботу більш 10000 користувачів і оперативний доступ до 18000000 документів в системі. Містить звичний Windows-інтерфейс настільного клієнта, веб- і мобільний клієнти, додатки для iPad і Surface, навчання і підказки в системі. (6)
Летограф - готове централізоване розширюване рішення для автоматизації документообігу та архіву територіально-розподілених організацій, розроблений з урахуванням досвіду, накопиченого при реалізації п...
