иці представлені основні документопотоки організації та кількість документів в кожному потоці за останні три роки.
Системи документації, що формуються в організації:
Навіть при великому досвіді роботи неможливо кваліфіковано й чітко організувати роботу з документами, не маючи номенклатури справ.
Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку raquo ;. Інакше кажучи, номенклатура справ - це найпростіший класифікатор, що дозволяє швидко розкласти документи по папках (справах) для оперативного їх пошуку у випадку потреби.
Цілі формування номенклатури справ:
розподілу виконаних документів у справи;
систематизації справ;
закріплення індексів справ;
встановлення строків зберігання справ.
Крім того, номенклатура справ:
служить основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання;
використовується як основний обліковий документ при здачі в архів організації справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання;
є основою для складання актів на знищення справ;
може бути використана як схема для побудови довідкової картотеки на виконані документи.
Номенклатура справ - документ багатоцільового призначення. По-перше, як випливає з визначення номенклатури, її головним призначенням є систематизація документів, тобто вона служить планом розподілу документів після їх виконання у справи і таким чином визначає систему зберігання документів в установі. По-друге, кожна справа, включене номенклатури, має зазначення терміну зберігання документів, поміщених в нього. Розподіляючи документи у справи відповідно до номенклатури, одночасно намічають, поки ще орієнтовно, термін зберігання документа. Таким чином, за допомогою номенклатури справ проводиться перший етап експертизи цінності документів. По-третє, номенклатура, закріплюючи індексацію справ, використовується при реєстрації документів - індекс справи за номенклатурою входить складовою частиною в реєстраційний індекс вхідного і вихідного документів. По-четверте, класифікаційна схема номенклатури може бути використана як схема побудови довідкової картотеки на виконані документи. По-п'яте, номенклатура справ використовується замість опису як обліковий документ при здачі в архів установи справ з термінами храпения до 10 років включно. По-шосте, номенклатура справ служить основою при складанні описів на справи постійного зберігання з термінами зберігання понад 10 років. По-сьоме, номенклатура справ має і довідкове значення при вивченні структури установи. (Таблиця №2)
Таблиця №2. Номенклатура справ.
Індекс делаЗаголовок делаКол-во делСрок зберігання і № статей по перечнюПрімечаніеОрганізація управленія01-04Штатное розклад організації, зміни до німПост. 01-05Положеніе про структурні підрозділи організацііПост.01-06Должностние інструкції працівників організаціі3 р Після заміни новимі.01-07Прікази директора організації по основній деятельностіПост.Работа з кадрамі05-01Прікази про прийом на роботу, переведення, звільнення, заохочення, преміювання, тривалих командіровках75л. 05-02Прікази про надання чергових та навчальних відпусток, чергуваннях, взисканіях.5 л.05-03Лічние дела75л.- пост.05-04Лічние картки Т - 275 л.05-05Кнігі обліку прийому, переміщення, звільнення работніка75 л.05-06Кніга обліку руху трудових кніжек75 л.05-07Контракти, договори, угоди з работнікамі75 л., ЕПК 05-08Кніга обліку особистих справ, особистих карток, трудових договорів, трудових соглашеній75 л.05-09Журнал обліку командіровок5 л.05-10Журнал обліку видачі відрядних посвідчень 5 л.05-11Журнал обліку отпусков3 г.05-12Документи (заяви, довідки, доповідні записки і т.д.) до наказів по особовому составу50 л.05-13Подлінние особисті документи (трудові книжки, дипломи, атестати та ін.) До запитання.
На самому початку діяльності організації найважливішим документом, який необхідно створити, щоб не laquo, не завалитися паперами є номенклатура справ. Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.
Порядок роботи з номенклатурою справ докладно описаний у Основних правилах роботи архівів raquo ;. Ці правила узагальнюють досвід кількох століть паперового документообігу в державних структурах Росії.
Складання номенклатури справ для державних організацій досі є обов'язковим і строго контролюється, зважаючи на її ролі в діловодстві і документообіг: <...
