що закупівельна діяльність це досить динамічно розвивається сфера комерційної роботи промислового підприємства. Правильна організація закупівельної діяльності дає отримання ринкових цін на закуповується продукцію (товари, роботи і послуги), отже, економічно обгрунтовану собівартість; підвищення ефективності використання коштів, призначених на закупівлі; підвищення інвестиційної привабливості підприємства та поліпшення іміджу.
Наступним етапом стане дослідження бізнес-процесу закупівельної діяльності.
. 2 Організація і управління закупівельною діяльністю
Організація закупівельної діяльності передбачає здійснення комплексу заходів, спрямованих на планування закупівельної діяльності та документування потреб у продукції, придбання якої необхідно для функціонування Товариства, видачу дозволів на проведення закупівель, організацію пошуку, вибору постачальників і прийняття рішень про укладання з ними закупівельних договорів, інформаційне забезпечення зазначених ділових процесів.
На думку А.А. Канке, на функції отдела закупок в організаційній структурі компанії впливають наступні фактори:
частка витрат на сировину і зовнішні послуги у витратах (доходах) компанії;
сутність придбаної продукції або послуг;
ситуація на ринку продукції або послуг, життєво необхідних для компанії;
наявність можливостей для виконання даної функції;
завдання в галузі постачання, що сприяють досягненню організаційних цілей.
Служби закупівель в компанії можуть бути побудовані централізовано і децентралізовано. Якщо компанія підходить до процесу з позиції децентралізації, службовці відділів будуть самостійно здійснювати закупівлі, кожен для свого відділу. Процес закупівлі при цьому підході може відбуватися швидше.
При здійсненні закупівель централізованим шляхом (див. рис. 2) призначається конкретна особа або створюється відділ з повноваженнями здійснювати закупівлі в інтересах усіх відділів.
Майже всі компанії використовують централізований підхід до скоєння закупівель, так як у нього більше переваг по зравнению з децентралізованим підходом.
Можна виділити наступні переваги централізованих закупівель:
простота стандартизації куплених матеріальних ресурсів або готової продукції;
відсутність адміністративного дублювання;
можливість спільного (декількома відділами компанії) розміщення замовлення у постачальника з метою отримання знижок за великий обсяг замовлення;
кращий контроль за виконанням зобов'язань із закупівель;
розвиток професійних навичок фахівців із закупівель за рахунок спеціалізації, професійного ємства рішень і кращого використання часу.
Малюнок 2 - Організаційна структура управління закупівельною діяльністю на підприємстві
Варіант структури служби закупівель підприємства, представлений на рис.2, передбачає зосередження всіх функцій закупівель підприємства в одних руках, наприклад, в дирекції з матеріально-технічного постачання. Така структура створює широкі можливості логістичної оптимізації матеріального потоку на стадії закупівель предметів праці.
Фахівці служби закупівель підприємства відповідають за закупівлю продукції у відповідності зі специфікаціями, отриманими від внутрішніх споживачів. Внутрішніми споживачами є інші функціональні підрозділи підприємства, яким потрібна продукція.
Ліндерс Майкл Р. І Фіронов Харольд Е. свого роботі виділяють певні етапи організації процесу закупівель:
1. визначення потреби в матеріальних ресурсах;
2. визначення потрібних характеристик і кількості товарів і послуг;
. аналіз і визначення можливих джерел постачання;
. визначення ціни та умов закупівель;
. підготовка і розміщення замовлення на закупівлю;
. контроль виконання замовлення і (або) експедирування;
. отримання і перевірка товарів;
. обробка рахунку і оплата;
. облік надходжень матеріальних ресурсів.
Будь-яка закупівля починається з визначення загальної потреби компанії та індивідуальних потреб кожного її підрозділу. Маючи таку інформацію, можна отримати матеріальні ресурси зі складу або шляхом переміщення надлишку товарів з іншого підрозділу, або купуючи нові товари.
Крім того, необхідно мати точний опис потреби, артикулу товару або послуги...
