, листах представницьких органів державної влади Російської Федерації і суб'єктів Російської Федерації. Необхідність постановки документів на контроль і термін виконання визначається на підставі резолюції керівника та зміст документа. Якщо строк виконання припадає на неробочий день, то документ повинен бути виконаний у перший наступний за ним робочий день. Коли термін виконання не вказаний, контроль виконання необхідно здійснити у відповідності з типовими строками виконання, обчисленими з дня реєстрації документа. При зміні терміну виконання робляться відмітки в журнальних формах (Пріложеніе8). p align="justify"> Співробітники, відповідальні за контроль, здійснюють такі операції:
ведення картотеки контрольованих документів в електронній базі даних САДД ТУ (запис ходу і результатів виконання) або в інших облікових формах, якщо установа системи Банку Росії не розташовує САДД ТУ;
напрямок картки контрольованого документа (пункту завдання) в структурний підрозділ - виконавець (як правило, не пізніше ніж за 2 дні до настання терміну виконання), якщо підрозділ не підключено до САДД ТУ;
отримання, аналіз та узагальнення інформації про виконання документів.
Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ і систематизацією документів всередині справи.
При формуванні справи застосовуються вимоги:
документи постійного зберігання групуються окремо від документів тимчасового зберігання;
документи тимчасового зберігання групуються у справи відповідно з термінами зберігання;
Справи постійного або тимчасового зберігання не повинні містити більше 200 аркушів. У справу не повинні міститися чернетки. Всередині справи документи розташовуються за змістом послідовно висвітлених питань, в хронологічному порядку, вхідні документи - по датах, вихідні - по датах відправлення або за прізвищем автора або кореспондентів, в алфавітному порядку. Всі додатки приєднуються до документів. Додатки обсягом понад 250 аркушів формуються в окремі томи. Документи в особових справах розташовуються в хронологічному порядку в міру їх надходження. p align="justify"> Оформлення справ включає в себе:
підшивка і палітурка справи;
нумерація аркушів у справі;
складання внутрішнього опису (Пріложеніе9);
складання засвідчувального напису;
оформлення реквізитів обкладинки.
На обкладинці зазначаються повне найменування організації, індекс справи, заголовок, термін зберігання, номер статті за переліком Банку Росії.
Номенклатура справ являє собою оформлений в установленому порядку систематизований перелік найменування справ, що заводяться в установах із зазначенням терміну зберігання. Номенклатура справ є основою для складання описів справ постійного і тимчасового зберігання, передачі справ до архіву. Номенклатура справ призначена для групування виконаних документів. p align="justify"> Відповідальність за складання номенклатури справ покладається на фахівців служби діловодства. Номенклатура справ установи складається на основі номенклатури справ структурного підрозділу. При цьому використовуються положення про установи, про структурних підрозділах, штатний розклад, плани, звіти. У номенклатуру справ включаються документи на паперових носіях, а також документи на інших технічних носіях. Номенклатура справ установи та їх структурного підрозділу на новий календарний рік розробляється в 4 кварталі поточного року і вводиться в дію з 1 січня наступного року, затверджується керівником установи і складається в 4 примірниках. p align="justify"> Передача справ в архів установи проводиться по описам. В архів передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Справи тимчасового зберігання до 10 років зберігаються в структурних підрозділах. Документи, які входять у систему організації установи, в архів не приймаються. p align="justify"> Передача справ в архів здійснюється за графіком прийому-передачі, як в установі, так і в державному архіві. Графік прийому-передачі справ на новий календарний рік складається щорічно в кінці року. Він складається архівом і узгоджується з керівником структурного підрозділу, який передає справи в архів. Графік прийому - передачі затверджується керівником установи, відступ від даного графіка прийому - передачі дозволяється тільки з його дозволу. Прийом кожної справи здійснюється завідувачем архіву або відповідальною особою за його відсутності. p align="justify"> Передача справ в архів здійснюється за описом у 2 примірниках:
прим. - Передається в архів;
прим. - Залишається в структурному підрозділі. p align="ju...
