и на звичайному папері лише тоді, коли не виступають від імені фірми або від себе як члена цієї фірми.
Слід підписувати і відправляти тільки ті листи, які добре віддруковані, красиво розташовані на папері, бездоганно акуратні і зовні виглядають приємно, тобто листи, які відразу ж виробляють сприятливе враження. Лист - дзеркало, що відбиває зовнішність, смак і характер людини.
Ось кілька порад, необхідних для того, щоб діловий лист вийшло привабливим і правильно оформленим.
Для ділового листування необхідно користуватися папером кращої якості.
Конверт повинен відповідати бланку по якості та щільності паперу. Все, що надруковано на конверті на машинці або друкарським способом, повинно відповідати надрукованому на папері.
Канцелярські речі повинні відрізнятися гарною якістю і шляхетним смаком. Ніколи не можна користуватися нестандартними конвертами і папером, використовуваної для щоденної ділової переписки.
Всі ділові листи слід друкувати на машинці принаймні у двох примірниках. Копія повинна зберігатися в папці для кореспонденції.
У правому верхньому куті під адресою організації, яка відряджає лист, ставиться дата відправлення листа. Дати зараз можна писати по-різному: 23 березня 1995 відповідає традиційному британському стилю; також можливо писати: 23 марта 1995; 23 березня 1995; 23 березня 1995. Наступна форма, що зародилася в США, зараз часто використовується в міжнародній практично: 6 Лютий 1995. Можуть також використовуватися і скорочення: 8 жовтня. 1995, дек. 15, 1995. p> Можна зустріти зазначення дати і цифрами, але в цьому міститься небезпека, т. к.;
- у британському англійською 4.3.95 означає 4-й день 3-го місяця (березень);
- у той час як в американському англійською спочатку вказується місяць і 4.3. 95 означає 3 квітня. Американський варіант дати буде виглядати так: 3.4.95.
Текст листа повинен бути красиво і правильно розташований на папері. Незалежно від того, коротке цей лист або довге, текст повинен бути надрукований рівно і симетрично.
Широкі поля роблять лист більш легким для читання і більш привабливим. Ніколи не додруковувати діловий лист на звороті аркуша.
Постарайтеся, щоб пропозиції та абзаци у листі були якомога коротше. Кожну нову думку чи ідею необхідно починати з нового рядка і виражати цю думку якомога простіше і лаконічніше. У письмі не повинно бути помилок у правописі, друкарських помилок, неправильно або недоладно побудованих фраз. Граматичні помилки, погана орфографія, відсутність знаків пунктуації або неправильне їх використання можуть звести нанівець усі зусилля.
При написанні ділових листів слід дотримуватися правила, за яким з великої літери пишуться:
- імена іменники власні, а також імена прикметники, що позначають національну і державну приналежність (Russian, Enqlish);
- слова, включаючи скорочення, в назвах фірм і організацій;
- слова в позначенні займаної посади (Director, Chief, Enqineer);
- скорочення, що позначають назви міст, республік, вулиць, доріг і т. д.;
- повні та скорочені назви місяців і днів тижня;
- назви товарів, торгових марок.
Якщо це не перший лист до партнера, його слід починати з ввічливою посилання на останнє отримане від нього листа. Це не стільки данина поваги, скільки повідомлення про те, що лист отримано і подальший діалог будується на його основі.
Якщо ж лист пишеться своєму партнеру вперше, необхідно почати з представлення своєї фірми, її цілей і завдань, які вона ставить перед собою у сфері міжнародної діяльності. Ще краще послати партнеру буклет з докладною інформацією про фірму. Однак рекламний матеріал не повинен бути об'ємним. Текст цього матеріалу повинен бути мовою вашого партнера або англійською мовою.
Закінчується лист словами подяки за співпрацю і виразом надій на його продовження. І неодмінно: "Щиро Ваш", "З повагою" і т. п.
Підпис ставиться на правій стороні аркуша, під заключній формулою ввічливості. Прізвище підписує друкується на машинці під його рукописним підписом.
Останнім часом все більше в ділових контактах використовується факс як засіб зв'язку, що дозволяє істотно заощадити час.
Генеральний представник фірми "Уорлд Рісор-сиз, Інтеркорпорейтед "(США) М. Маргелов ділиться досвідом використання факсу американськими бізнесменами 1 .
В американській традиції прийнято мати стандартну першу сторінку (Cover paqe) для послання факсом.
Вона робиться, як правило, на бланку фірми. Бланк повинен виглядати так: у верхній його частині розміщується емблема фірми (Trade mark), а в самому низу по всій довжині рядка - адреси, телефони та інші координати офісів і відділень фірми. Під зображенням емблеми пишеться телефаксного послання (Facsimile messaqe). Далі сторінка оформляється приблизно так:
Перший варіант
Date: Time:
То: Fax no:
