и ж документами одночасно працює кілька користувачів;
трудомісткість отримання зведених звітів і журналів;
в паперовому архіві немає можливості гнучкого управління правами доступу до документами та ін
Традиційний документообіг виявляється неефективним. Всі ці мінуси усуваються з введенням систем електронного документообігу. Для таких організацій, де кількість документів і складність їх ведення великі, стає життєво важливою завдання автоматизації документообігу з метою усунення перерахованих вище недоліків. p> Параметри документообігу в їх динаміці за ряд років створюють наочну картину напруженості інформаційного середовища, в якій функціонує фірма. У ряду найбільш актуальних характеристик документообігу назвемо його швидкість і обсяг. Швидкість документообігу можна оцінити, орієнтуючись на середній термін проходження документом всіх стадій обороту - від моменту створення до моменту передачі на постійне зберігання. Відомості про ці терміни можна почерпнути з графіка документообігу, який повинен бути затверджений і виконуватися у кожній організації незалежно від форми власності. У консалтинговому об'єднанні "Превентіва" графік документообігу відсутня. Це також є одним з недоліків. Унаслідок цього складно дізнатися середню швидкість документообігу, яка може бути розрахована методом простої середньої - шляхом підсумовування всіх індивідуальних термінів проходження документів і ділення цієї суми на загальне число назв документів. Також не може бути розраховане прискорення документообігу від одного звітного періоду до іншого. При цьому автоматизація документообігу дає в цій області негайний і дуже істотний позитивний ефект (рис. 6). br/>В
Малюнок 6 - Схематичне зображення документообігу
Прийом та реєстрація документів.
На підприємстві розрізняють три основних потоку документації:
вхідні документи, що надходять з інших організацій;
вихідні документи, що відправляються в інші організації;
внутрішні документи, створювані на підприємстві і використовуються працівниками підприємства в управлінському процесі.
Всі документи, що надходять на підприємство проходять: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, передачу на виконання.
Служба документаційного забезпечення управління, яка може бути представлена ​​на підприємстві, як самостійним структурним підрозділом, так і окремим співробітником, повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу і прислані в повному комплекті (За наявності додатка). В іншому випадку прислані документи повертаються автору з відповідною супровідною запискою, де пояснюється причина повернення. p> У документах зосереджено більше 80% інформаційних ресурсів підприємств, а документообіг є ключовою технологією управління: управлінські рішення оформляються, доводяться до виконавців, а потім контролюються у формі документів.
Існує необхідність у впров...
