іалогу по телефону зазвичай - 5-6 хвилин. За цей час проводиться представлення співрозмовників, введення в курс справи, обговорення питання і висновок. Головні вимоги до змісту службової телефонної розмови - стислість, насиченість інформацією, логічність, доброзичливий характер.
Підготовка до ділової бесіди по телефону означає, що потрібно:
точно визначити мету розмови і тактику його проведення;
скласти план бесіди;
продумати і чітко сформулювати питання і порядок їх пред'явлення;
підготувати необхідні документи, що мають відношення до справи, а також календар і записну книжку.
До телефонним переговорам (особливо, якщо це важливі переговори) потрібно готуватися так само ретельно, як і до переговорів при особистій зустрічі, і один з найбільш важливих аспектів такої підготовки - психологічний. Часто буває так: знімеш трубку, набереш номер, і все заздалегідь заготовлені фрази кудись пропадають з голови. У цьому випадку краще всього заздалегідь написати основні тези майбутньої розмови на листочку і тримати його перед очима.
До слова сказати, якщо телефонні переговори у вашій роботі - один з основних інструментів (як у менеджерів по рекламі, постачання, секретарів та ін), а теми переговорів стереотипні і повторюються кожного разу з невеликими відмінностями, не посоромилися заготовити таку "шпаргалку на всі випадки життя ". Не мине й 2-3 місяців, як вона більше вам не знадобиться
Не можна довіряти тільки своїй пам'яті зміст телефонних діалогів: краще записати такі дані, як ім'я, по батькові, прізвище, посаду та місце роботи абонента, дата, час, номер телефону, досягнуті домовленості.
2.3 Техніка мовлення розмови по телефону
Коли людина говорить по телефону, єдиним засобом виразити себе є його голос. Тому необхідно, як і при публічному виступі, стежити за технікою мови: звільняти дихальну діафрагму, чітко артикулювати приголосні, дотримуватися середнього темпу, звичайної гучності голосу.
Пауза в телефонній розмові виконує роль сигналу, адресованого іншій стороні з метою отримати підтвердження, що інформація прийнята.
Уміння вести діалог з абонентом у значній мірі полягає саме в тому, щоб вчасно зробити паузу і тим самим надати можливість співрозмовнику висловити своє ставлення до розглянутого питання.
Паузи виникають також при небажанні розкрити свої почуття, коментувати сказане і при нестачі слів, що не можна не враховувати, оскільки в телефонній розмові часу на обмірковування буває мало.
Слід мати на увазі, що голос мовця по телефону сильніше, ніж при безпосередньому контакті, відбиває його настрій.
Дослідники стверджують, що людина приймає рішення про продовженні розмови в перші чотири секунди. Але початкова фраза, як правило, нейтральна до основного предмету розмови. Справити хороше враження відразу вам допоможуть у першу чергу тембр голосу, інтонація впевненості та дружелюбності, роз...
