є не тільки збереження документів, але і їх чітке оформлення [1, 18]. p align="justify"> Архівний опис справ (далі - опис) це довідник, систематизований перелік одиниць зберігання (справ) і призначений для їх обліку і розкриття змісту. Складаються окремо для справ постійного зберігання, окремо - для справ з особового складу та окремо - для справ тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання. Може складатися для справ тимчасового (до 10 років) строку зберігання - в цьому випадку складається в довільній, зручній для працівників організації формі. p align="justify"> Описи складаються за встановленою формою (див. додатки № № 2, 3,12 "Основних правил роботи архівів організацій" 2002 года). В обов'язковому порядку оформляється титульний лист, при необхідності - подтітул (з детальним перерахуванням змін в назві організації та її підпорядкованості). До закінченого опису складаються передмову і, при необхідності, зміст, покажчики і список скорочених слів. Стверджується опис першою особою організації і узгоджується з ЕК (експертною комісією) організації (в тому випадку, якщо організація не входить до зони комплектування якого державного, муніципального або відомчого архіву) [1, 290]. p align="justify"> Заголовки справ в описі повинні суворо відповідати заголовкам на обкладинці справ.
В основному, описи складаються за хронологічно-структурному або по структурному принципом. У першому випадку справи формуються насамперед за часом їх створення (роками, періодами), а в межах кожної хронологічної групи - по структурних підрозділах організації. За відсутності чітко вираженої структури організації справи формуються за хронологічним принципом - тільки по роках/періодам. У межах кожного року справи формуються за ступенем важливості - накази, особові рахунки, журнали обліку і т.д. Більш докладно про складання описів див. "Основні правила роботи архівів організацій" 2002 року. p align="justify"> Внутрішні описи складаються для спрощення знаходження документів (груп документів) і фактично являють собою щось начебто змісту до справ. Складаються вони після формування документів у справи, але зазвичай до їх палітурки. p align="justify"> За федеральним нормативам (див. параграф 3.6.17. "Основні правила роботи архівів організацій", схвалених рішенням колегії Росархіву 06.02.2002 р.,) та відповідно до Методичних рекомендацій "Упорядкування управлінських документів постійного зберігання та з особового складу ", далі" Рекомендації "(схвалені рішенням Науково-методичної Ради Головархіву Москви, протокол від 13 квітня 2006 року), внутрішні опису в обов'язковому порядку складаються для наступних категорій справ: особових справ (найбільш часто зустрічаються в архівах організацій); трудових договорів (угод); судових справ; слідчих справ; особливо цінних справ (вкрай рідко зустрічаються в архівах організацій); справ, сформованих за різновидів документів, заголовки яких не розкривають конкретного змісту документа (зустрічається рідко). ...
