еобхідно з'ясувати кращий час для дзвінка, щоб не відривати партнера від справи. Ще краще - попередити про свій дзвінок завчасно, заздалегідь вказавши точний час.
Для того щоб мета розмови по телефону була досягнута з більшою ймовірністю треба дотримуватися деяких досить прості рекомендації:
В· Чітке вимовлені слова, що не затуляють мікрофон. Повторно називай своє ім'я. p> В· Будь коротким.
В· Якщо перший контакт має для мети розмови значення, можна коротко нагадати про спільних справах. Незнайомому доречно коротко представитися.
В· Спочатку повідом, про що мова, потім поясни подробиці і причини.
В· Чи не перебивай розмова, якщо за іншому апарату надійшов дзвінок.
У разі необхідності запитай, чи можна урватися, завір, що обов'язково передзвониш через 10 хвилин.
В· Уникай паралельних розмов з оточуючими тебе людьми.
В· Питай згоду абонента, якщо хочеш записати розмову на плівку або підключити паралельний апарат.
В· Під час розмови записуй важливі подробиці, імена, цифри, основну інформацію.
В· Стеж, особливо при міжміських розмовах, за тривалістю твоєї розмови.
В· В кінці тривалої розмови стисло підведи підсумки і перерахуй заходи, які треба прийняти (що, коли і хто саме повинен зробити).
В· Постарайтеся завершити розмову; як тільки досягнута його мета.
Є якась різниця в правилах ведення розмови в режимах "дзвонять тобі" - "дзвониш ти".
Якщо дзвониш ти (попередньо визначивши, що цей дзвінок необхідний, і мету дзвінка), май під рукою папір для записів, ручку (Олівець), календар, потрібні для розмови матеріали (документи). p> Додзвонившись:
В· Представся: прізвище, ім'я, по батькові, підприємства, відділ, посаду.
В· З'ясуй, чи з тим ти говориш, хто тобі потрібен.
В· Запитай, чи є у співрозмовника час не розмова або передзвонити пізніше.
В· Постарайся тоном, інтонацією створити позитивне настрій. Частіше посміхайся. Співрозмовник цього не бачить, але почуває.
В· Чи не заперечуй співрозмовнику "в лоб ".
В· Уважно слухай співрозмовника, не переривай його.
В· Говори спокійно, не кричи.
В· Уникай монотонності, міняй темп і інтонації розмови.
В· Не говори дуже швидко або повільно. Спробуй "підлаштуватися" під темп співрозмовника. p> В· Чи не переоцінюй здібностей співрозмовника зрозуміти спеціальну термінологію.
В· Уникай жаргону.
В· Використовуй паузи.
В· Якщо співрозмовник чогось не розуміє, не гарячіться і не повторюйте сказане тими ж словами - знайди нові.
В· В кінці розмови уточни: хто, що далі буде робити.
Після розмови запитай у себе:
В· Сказано Чи потрібне?
В· Чи досягнута мета розмови?
В· Чи не слід кому-небудь повідомити про розмові і його результаті?
Точно запиши підсумок розмови: про що домовилися з співрозмовником. Що обіцяв і повине...
