д часу, коли керівник бажає приймати виклики сам). Перед тим як з'єднати керівника з абонентом секретар повинен назвати абонента, його посаду та організацію, П.І.Б. і питання за якою той дзвонить. Якщо секретар вів запис попередньої бесіди то можна покласти її перед керівником. Записи слід вести чітко й акуратно, щоб їх міг пророкувати не тільки сам секретар. Обов'язково треба записати:
дату і час дзвінка;
прізвище, ім'я, по батькові та посада того, хто телефонував;
суть повідомлення;
за яким номером передзвонити і коли. Накопичення таких записів дозволить секретарю виявити постійних абонентів, систематизувати розв'язувані питання та можливі варіанти їх вирішення. Це допоможе накопичити секретарю необхідний досвід, підвищити ступінь самостійності. p align="justify">. У тому випадку, коли виникає необхідність перенесення розмови, секретар повинен називати точний час і уникати виразів типу В«зателефонуйте в другій половині дняВ», В«після обідуВ», В«на тому тижніВ», В«завтраВ» і. т.п.
. Неприпустимо класти трубку на важелі апарату, даючи зрозуміти абоненту, що ви зайняті, щоб абонент болючіше не дзвонив (йде нарада, прийом відвідувачів і т.п.). Такий прийом не дає бажаного результату і свідчить про низьку культуру секретаря. Абонент буде дзвонити ще і ще, вважаючи, що не справний телефонний апарат. Правильним буде відповідь: В«вибачте, йде нарада. Зателефонуйте, будь ласка, через 20 хвилин В». Якщо ж абонент наполягає на розмові в силу його екстреності, то необхідно вибачитися перед присутнім і постаратися швидко вирішити питання. p align="justify"> У тих випадках, коли дзвонить секретар, потрібно дотримуватися наступних рекомендацій.
. Попередньо підготувати всі необхідні документи, які можуть знадобитися по ходу розмов.
. Уточнити прізвище, ім'я, по батькові, посаду потрібного абонента, щоб уникнути спотворень.
. Набравши номер, почекати деякий час, необхідний для з'єднання, але не більше чотирьох довгих гудків, якщо сталася помилка при наборі номера, то, з'ясувавши це, слід вибачитися, покласти трубку і, кілька вождів, набрати потрібний номер знову.
. Правильно набравши номер абонента і отримавши відповідь-підтвердження, потрібно назвати себе і прізвище потрібного вам співробітника. У деяких випадках потрібно і вказівка ​​посади.
. Під час міжміського телефонної розмови важливо назвати місто, з якого телефонують, потім себе, посаду свого керівника та найменування установи. Після представлення назвати, кого і з якого питання потрібно запросити для розмови. Якщо потрібний співробітник відсутній, секретар повторює...
