ння їх на етапах підготовки та оформлення організовуються так само, як підготовка та оформлення вихідних документів, а на етапі виконання воно збігається з маршрутом вхідних документів.
Особливість руху внутрішніх документів є те, що маршрути їх різні для окремих видів документів.
При визначенні обсягу документообігу одноразово обов'язково враховуються всі документи. Підрахунок вхідних, вихідних і внутрішніх документів ведеться роздільно. Окремо враховуються машинописні копії та копії, виготовлені засобами оперативного розмноження. Загальний обсяг документообігу виражається дробом, чисельник - кількість основних документів, знаменник - кількість копій. p align="justify"> Реєстрація документа - запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або отримання. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожен документ повинен реєструватися тільки один раз. p align="justify"> Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні документи - в день підписання.
При реєстрації документів використовуються такі основні довідкові матеріали: перелік документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства; перелік структурних підрозділів з їх умовними позначеннями; номенклатура справ.
Індексами розпорядчих документів і протоколів є їх реєстраційні номери, які присвоюються самостійно в межах кожного виду документів. Індекси заяв і скарг можуть бути доповнені першою літерою прізвища автора документа. p align="justify"> На всіх вхідних документах проставляється реєстраційний номер документа, що фіксує факт і час надходження документа. Місце проставлення штампа визначено ГОСТ Р. 6.30 - 2003
У структурних підрозділах застосовують різні журнали для реєстрації вхідних і вихідних документів.
Для реєстрації всіх категорій вхідних, вихідних і внутрішніх документів карткова більш зручна форма реєстрації. Форма картки - реєстраційно-контрольна картка, розташування в ній необхідних реквізитів для реєстрації документа може бути визначений в організації (установі) і затверджений в інструкції з діловодства. p align="justify"> Найбільш раціональним веденням контрольних операцій реєстрації документів є використання персонального комп'ютера, який в заданому режимі встановлює проміжні терміни виконання і виводить на екран номери документів в призначений день для проведення над ними контрольних операцій.
Контроль виконання документів - сукупність дій, які забезпечують своєчасне виконання документів.
Організація контролю за виконанням документів забезпечує їх своєчасне та якісне виконання.
Контроль здійснюється за найбільш важливими вхідними, вихідними і внутрішніми документами.
Контроль за виконанням документів і які у них доручень здійснюють керівники установи, керівники структурних підрозділів та уповноважені ними особи. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на службу правового забезпечення підприємства. p align="justify"> Технологія контролю складається з постановки документа на контроль, перевірки своєчасного доведення документа до виконавця, попередньої перевірки і регулювання ходу виконання, обліку та узагальнення результатів контролю виконання документів, інформування керівника підприємства.
Документ вважається виконаним і знімається з контролю керівником після проведення виконавцем конкретної роботи (підготовки відповіді, складання проекту контракту, проведення ділової наради). Результати виконання в короткій формі записуються на самому документі (згідно ГОСТ Р 6.3-97, реквізит 27 «³дмітка про виконання документа і направлення його до справиВ»). Також ставиться відмітка та в контрольно-ревізійної картці. p align="justify"> Дані про хід та результати контролю за виконанням документів періодично аналізуються. На основі аналізу розробляються пропозиції щодо прискорення виконання документів та підвищенню виконавської дисципліни, удосконалення організації контролю та управління в цілому. br/>
