клад: "Про зміну часу засідання редколегії", "Про прибуття учасників семінару ".
Телефонограми пишуться телеграфним стилем, тобто стисло, ясно, точно, однозначно, простими пропозиціями. Допускається двоскладова композиція телефонограми: у першій частини констатуються факти, що спонукали дати телефонограму, у другій - здійснювані дії. Як правило, текст телефонограми викладається від першої особи (наприклад: "Нагадуємо ...", "Повідомляємо ...", "Попрошу вислати ... ").
Щоб упорядкувати фіксацію надісланих та телефонограм і усунути можливу неповноту та неточність їх передачі та запису через недбалість виконавців, рекомендується мати під рукою чисті бланки приблизно такої форми:
телефонограми
Адресант Адресат
Найменування Найменування
№ .... дата .... № .... дата ....
Час передачі ... годину. ... Хв. Час прийому ... годину. ... Хв. p> Передав (а) Прийняв (А)
Тема телефонограми
(Підпис)
Коли приходить час закінчувати телефонна розмова і прощатися, слідують правилу: хто перший почав розмову, тобто хто подзвонив, той і повинен його закінчувати.
Особі, якій зателефонували, що не слід виявляти нетерпіння і всіляко "закругляти" розмова. Це поганий тон. Ви починаєте прощатися, а людина, що говорить з вами, можливо, ще не всі дізнався або не всі усвідомив.
Як треба прощатися з співрозмовником? Перша порада - подякуйте ще раз співрозмовника, якщо він привітав вас з чимось або повідомив приємні відомості. Друга порада - якщо вважаєте за потрібне, завірте співрозмовника, що ви завжди раді його дзвінком та особистої зустрічі, або просто попрощайтеся і побажайте всього хорошого.
1.2 Правила ведення ділової телефонної розмови (Вихідний дзвінок)
Коли вам прийшла в голову думка подзвонити, не вистачає відразу за телефонну трубку. Перш за все треба усвідомити собі, з якою метою збираєтеся дзвонити і яке має бути зміст розмови.
Перед тим як дзвонити в інший місто або солідним партнерам, корисно накидати на листку паперу основні пункти майбутньої розмови, щоб у хвилюванні або поспіху не упустити окремі важливі моменти.
Оптимальний час для телефонного дзвінка вибирається за трьома ознаками, разом узятим: а) коли, за вашого припущення, ваш дзвінок буде зручніше для абонента, б) коли до нього простіше додзвонитися, в) коли вам буде зручніше зателефонувати.
У відповідь на свій дзвінок ви почули з іншого кінця лінії "Алло". Після цього рекомендується завжди назвати своє прізвище і привітатися, перш ніж почати безпосередній розмова, навіть якщо ви розраховуєте, що вас впізнають по голосу. Найбільш прийнятним варіантом початку розмови можна вважати наступний: "Це Васильєв. Здравствуйте ... (Після відповіді "Здрастуйте") ... попросіть Сабітова ". p> Якщо ви поспішаєте, можна відмовитися від вітання, але тоді обов'язково додайте до своєї прохання слово "Будь ласка": "Мені Сабітова, будь ласка". p> Коли взяв трубку не назвав ні себе, ні свою установу, тоді початок розмови можна побудувати за такою схемою: "Це фірма" Кристал? "(після отримання ствердної відповіді) ... Це Васильєв. Здравствуйте (після відповіді В«Здрастуйте") ... попросіть Сабітова ".
Коли вас з'єднають, треба представитися, повідомити назву своєї фірми й область її діяльності. Після цього задавайте питання, які ви заздалегідь підготували. Якщо вас запитають, звідки ви, відповідайте чітко. На питання про предмет вашого розмови постарайтеся позначити тільки приблизну тему. Уникайте обговорення своєї справи і не заводите розмови по суті, як би добре з вами не розмовляли, яку б допомога вам не обіцяли. Розмовляйте тільки з тим, хто приймає рішення. p> Дуже важливо почати розмову без напруги. Для цього необхідно пов'язувати кожен наступний питання з попереднім, як при звичайній розмові. З відповідей потрібно швидко виділити інформацію про потреби клієнта. Навіть якщо він каже, що вже домовився з іншого фірмою, йому все одно потрібні якісь послуги. Якщо ви можете їх надати, то у вас є шанс зробити пропозицію.
Тут ви повинні перейти до наступного етапу бесіди - переконання. Розкажіть про свою фірму та її послуги. Треба переконати клієнта в тому, що ви виконаєте послуги в суворій відповідності з вимогами. Розкажіть про вигоди роботи з вами. p> По закінченні ділової частини розмови не пускайтеся з почуттям полегшення в обговорення політичних і побутових новин, навіть якщо у вас є хвилинка вільного часу і відповідний настрій. Спочатку справьтесь, чи розташований вести подібний розмова ваш співрозмовник, може бути, у нього якраз немає для цього ні часу, ні бажання.
2. Мовні штампи, що допомагають провести ділову бесіду
В
Початок бесіди
1. Я вважаю, що нашу бесіду найкраще почати з обговорення ...
2. Сьогодні я пропоную обговорити ... <...
