их, як презентації, «круглі столи» , прес-конференції, збори акціонерів, брифінги, виставки та ярмарки нових товарів.
Особливості кожної форми ділової комунікації включають такі критерії:
мета проведення (навіщо?);
контингент учасників (хто?, з ким?, для кого?);
регламент (як довго?);
комунікативні засоби реалізації намірів (як?);
організація просторового середовища (де?);
очікуваний результат (який?, що «на виході»?).
2.1 Ділова розмова
Найпоширенішим контактним методом є розмова. У діловій розмові варіюються ясно осмислені цілі, інтуїтивні резони і несвідомі мотиви. На відміну від бесіди розмова являє собою форму ситуаційного контакту. Мета такої комунікації - обмін інформацією з конкретного питання. Учасників, як мінімум, двоє, регламент залежить від ступеня важливості предмета і від можливості учасників розмови. Комунікативні засоби, як правило, типові для будь бесіди: обмін репліками, питаннями і відповідями, думками та оцінками.
Ситуаційний контакт зазвичай включає наступні елементи: звернення; запит (питання, затребування інформації або опис ситуації); відповідь (подання інформації або опис ситуації); узгодження дій (взаємодія); очікуваний результат (спільні акції, домовленості, рішення).
Щоб досягти очікуваного результату, необхідно, щоб всі компоненти розмови були обгрунтовані і мотивовані, а просторова середу організована таким чином, щоб не було зовнішніх перешкод і при необхідності була збережена конфіденційність.
Ефективність розмови, як і всіх комунікативних жанрів, може залежати не тільки від компетентності його учасників, але і від манери триматися, рухатися, мовної культури та вміння слухати, самоврядування та здатності «вести свою лінію», формулювати своє власне судження, обгрунтовувати заперечення.
До основних функцій будь-якої ділової бесіди можна віднести наступні: початок інноваційних заходів і процесів; контроль і координування вже початих заходів, акцій; обмін інформацією; взаємне спілкування працівників однієї організації, міжособистісні та ділові контакти; підтримка ділових контактів з партнерами в зовнішньому середовищі; пошуки, висунення і оперативна розробка нових ідей і задумів; стимулювання руху людської думки в нових напрямках.
2.2 Ділова бесіда
Як правило, ділові бесіди плануються заздалегідь. У процесі підготовки визначається предмет бесіди, коло питань, який доцільно обговорити, основні наміри, які необхідно здійснити. При проведенні бесід часто використовуються різноманітні документи і матеріали, їх також потрібно заздалегідь підготувати. Особливу увагу слід приділити відпрацюванню ходу бесіди: продумати питання, які необхідно задати співрозмовнику; визначити бажаний кінцевий результат; встановити регламент і місце проведення бесіди; визначити її стратегію і тактику. З іншого боку, не можна перебивати мову співрозмовника; негативно оцінювати його висловлювання; підкреслювати різницю між собою і партнером; різко прискорювати темп бесіди; вторгатися в особисту зону партнера; намагатися обговорювати питання, не звертаючи уваги на те, що ...
