партнер збуджений; не хотіти зрозуміти психічний стан партнера в момент співбесіди.
Правильне проведення ділових бесід сприяє приросту продуктивності праці на 20-30%. Деякі фірми за кордоном мають у своїх штатах фахівців-беседчіков, ідеально володіють мистецтвом ділової бесіди.
Структура ділової бесіди.
Ділова бесіда складається з п'яти фаз:
. початок бесіди;
2. передача інформації;
. аргументування;
. спростування доводів співрозмовника;
. прийняття рішень.
Дуже важливою частиною бесіди є її початок. Ініціатору бесіди потрібно виробити правильне і коректне ставлення до співрозмовника, так як початок бесіди - це «міст» між партнерами по діловій комунікації. Завдання першої фази бесіди: встановлення контакту зі співрозмовником; створення приємної атмосфери для бесіди; залучення уваги до предмету співбесіди; пробудження інтересу до бесіди; перехоплення ініціативи (у разі необхідності).
Дослідниками виділено чинники, що дозволяють діловій розмові пройти успішно:
професійні знання дають можливість для реалізації високої об'єктивності, достовірності і глибини викладу інформації, а також для володіння ситуацією;
ясність - дозволяє пов'язати факти і деталі, уникнути двозначності, плутанини, недомовленості;
наочність - максимальне використання ілюстративних матеріалів (документів, інформаційних джерел, таблиць, схем тощо), загальновідомих асоціацій і паралелей - знижує абстрактність викладу інформації;
постійна спрямованість - слід завжди пам'ятати основні завдання бесіди і в якійсь мірі знайомити з ними співрозмовника;
ритм - підвищення інтенсивності бесіди у міру наближення її до кінця;
повторення - повторення основних положень і думок допомагає співрозмовнику сприйняти інформацію;
елемент раптовості - являє собою продуману, але несподівану для співрозмовника ув'язку деталей і фактів;
«насиченість» міркуванні - необхідно стежити за тим, щоб у ході бесіди чергувалися «злети», коли від співрозмовника потрібна максимальна концентрація, і «спади», які використовуються для перепочинку і закріплення думок і асоціацій у співрозмовника;
рамки передачі інформації - французький письменник і мислитель Вольтер якось сказав: «Секрет бути нудним полягає в тому, щоб розповідати все»;
гумор та іронія - в певній дозі і ситуативно доречні, вони піднімають дух співрозмовників, їх готовність до сприйняття навіть неприємних аспектів бесіди.
2.3 Ділові наради
Одним з організуючих моментів ділового наради є правильно складена повістка наради. Це, як правило, письмовий документ, що розсилається заздалегідь учасникам та містить наступну інформацію:
тема наради;
мета наради;
перелік обговорюваних питань;
час початку і закінчення наради;
місце, де воно буде проходити;
прізвища і посади доповідачів, виступаючих...
