ри поганій організації документообігу. Все це може сильно загальмувати, а у виняткових випадках повністю паралізувати роботу підприємства. Окремо слід виділити проблеми підприємств, що мають у своєму складі територіально віддалені підрозділи. Організувати наскрізний документообіг, а значить і централізоване оперативне управління, в даному випадку вкрай важко [1].
Ефективний документообіг є обов'язковою складовою ефективного управління підприємством. Документообіг виключно важливий для правильної організації фінансового та управлінського обліку, його не можна розглядати у відриві від специфічних бізнес-процесів конкретного підприємства.
Упорядкування документообігу повинно починатися зі складання повного реєстру використовуються на підприємстві документів. Для кожного типу документа визначається схема руху по етапах розвитку від моменту його виникнення (створення або одержання) до списання та відправки в архів. Кожен етап життєвого циклу документа досконально описується (визначається співробітник, відповідальний за виконання етапу, умови переходу до наступного етапу, встановлюються зв'язки з документом-підставою і дочірніми документами). Такий підхід дозволяє оптимізувати документообіг, виключити дублюючі один одного документи та операції, прискорити роботу над документами.
Програмні засоби, що використовуються для автоматизації документообігу, досить умовно можна розділити на чотири категорії [2]:
- системи Workflow;
- системи колективної роботи користувачів над документами;
- системи, призначені для зберігання і пошуку документів;
- системи електронної п?? чти.
Очевидною тенденцією розвитку систем автоматизації діловодства та документообігу є інтеграція всіх перерахованих систем. Основні функціональні можливості типової системи даного класу можна визначити наступним чином [2]:
- прийом та обробка надходить документації;
- реєстрація внутрішніх і зовнішніх документів;
- підготовка та розсилка вихідних документів;
- оперативний контроль виконання документів;
- організація процедур узгодження та візування документів;
- автоматичне створення документів на певних етапах виконання бізнес-процесу;
- автоматичне заповнення реквізитів документів;
- організація наскрізного документообігу між окремими підрозділами підприємства (у тому числі територіально віддаленими);
- ведення електронного архіву;
- обмеження доступу до документів, розмежування прав доступу до документів у відповідності з посадовими інструкціями співробітників, забезпечення схоронності документів;
- можливість підготовки стандартних звітів і звітів, сформованих за запитом користувача;
- можливість роботи з документами віддалених користувачів по каналах INTERNET/INTRANET;
- наявність додаткових сервісів, наприклад, автоматична розсилка повідомлень, можливість роботи з графічною інформацією (кресленнями, схемами та іншими).
Завдання, які вирішуються системами електронного документообігу. У сучасних умовах важливою областю стало інформаційне забезпечення, яке полягає в зборі та переробці інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень. Передача інформації про стан і діяльність підприємства на вищий рівень управління і взаємний обмін інформацією між усіма взаємними підрозділами організації здійснюються на базі сучасної електронно-обчислювальної техніки та інших технічних засобах зв'язку.
У діяльності державних структур, що представляють собою комплекси великої кількості повсякденно зв'язаних та взаємодіючих підрозділів, передача інформації є першорядним і неодмінним фактором нормального функціонування даної структури. При цьому особливе значення набуває забезпечення оперативності та достовірності інформації.
Інформація є основою для підготовки відповідних доповідей, звітів, пропозицій для вироблення і прийняття відповідних рішень. Зміст кожної конкретної інформації визначається потребами управлінських ланок і вироблюваних управлінських рішень.
Розглянемо загальний спектр завдань електронного документообігу. Завдання і, відповідно, необхідна система автоматизації визначаються стадією життєвого циклу документа, яку необхідно підтримувати. Життєвий цикл складається з двох основних стадій. На першій стадії це розробка документа, яка може включати власне розробку змісту документа, оформлення документа, затвердження документа. У тому випадку якщо документ знаходи...
