рганізації. Виходячи з Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (далі - УСОРД), затвердженої наказом Мін'юсту РБ і Департаментом з архівів та діловодства РБ від 14.05.2007 № 25, існують такі документи з оформлення заохочень:
доповідна записка про заохочення;
уявлення про заохочення;
наказ про заохочення (для одного мотиву заохочення);
наказ про заохочення (для різних мотивів заохочення);
розпорядження про заохочення (для одного мотиву заохочення);
розпорядження про заохочення (для різних мотивів заохочення).
Накази про заохочення оформляються на загальному бланку організації. Проекти даних наказів проходять всі необхідні стадії підготовки та внутрішнього узгодження (візування).
Структура текстів наказів може змінюватися залежно від мотиву заохочення. Вказівка ??на мотив заохочення є основною особливістю текстів таких наказів. Формулювання мотивів заохочення, що застосовуються в наказах, можуть бути різними. Якщо працівники заохочуються по одному мотиву, його формулювання виноситься в констатуючу частину. Розпорядчим словом в наказі виступає вид заохочення (преміювати, НАГОРОДИТИ та ін.).
Текст наказу для одного мотиву заохочення відповідно до УСОРД має наступну структуру:
мотив заохочення;
вид заохочення;
прізвище, ім'я, по батькові (у знахідному відмінку - при преміюванні і нагородженні; в давальному - під час оголошення подяки);
найменування посади, професії, розряд за Єдиною тарифною сіткою працівників Республіки Білорусь (далі - ЄТС);
найменування структурного підрозділу; - підстава.
Якщо ж працівники заохочуються по разним мотивами, то констатуюча частина (мотив заохочення) включається до складу розпорядчої частини і вказується в кінці кожного пункту наказу:
Крім того, наказ про заохочення може передбачати й різні види заохочення (преміювання, нагородження, оголошення подяки та ін.). У цьому випадку кожен вид заохочення буде відображений у наказі відповідним розпорядчим словом (преміювати, НАГОРОДИТИ, ОГОЛОСИТИ та ін.), А мотив заохочення включається в розпорядчу частину.
Вказівка ??в наказі мотиву заохочення виключає оформлення такого елемента, як «Підстава». Підставою для видання наказів про преміювання та заохочення є, як правило, доповідні записки та подання. [4,17]
Уявлення про заохочення зазвичай готуються в разі нагородження працівника або підвищення його на посаді, доповідні записки - під час оголошення подяки і преміювання. Уявлення - це документ, що містить пропозицію про призначення, переміщення або заохочення особового складу. Подання готується, як правило, керівником структурного підрозділу і подається на ім'я керівника організації. Оформляється подання на загальному бланку структурного підрозділу або на чистому аркуші паперу формату А4.
Форма подання про заохочення встановлена ??УСОРД і має наступну структуру:
прізвище, ім'я, по батькові (вказуються в називному відмінку);
найменування посади, професії, розряд за ЄТС;
найменування структурного підрозділу;
стаж роботи в даній організації;
оцінка виробничої діяльності;
мотив преміювання (заохочення);
основу;
вид заохочення.
У разі оголошення подяки або преміювання готується внутрішня доповідна записка. Доповідна записка - це документ інформаційного характеру, що адресується вищестоящому керівнику в порядку прямого підпорядкування і містить грунтовний виклад якого-небудь питання з висновками і пропозиціями укладача. Внутрішня доповідна записка підписується укладачем. Датою доповідної записки є дата її підписання.
Внутрішні доповідні записки оформляються на стандартних аркушах паперу формату А4 або А5.
Формуляри зовнішньої і внутрішньої доповідних записок мають той же склад реквізитів, схему їх розміщення та правила оформлення, що і довідки.
Текст доповідної записки складається з двох частин. У першій (вступної) частині викладається суть питання, факти, що послужили причиною складання документа, проводиться їх аналіз. У другій (основний) частини доповідної записки викладаються висновки, пропозиції, прохання. Закінчувати текст доповідної записки доцільно словами: «Вважаю за необхідне», «Пропоную ...», «Прошу ...» і т.п.
Результат розгляду записки відображається в резолюції, яка пишеться на ли...
