рукції) так і розпорядчі (накази, розпорядження) документи.
Накази і розпорядження застосовуються з метою вирішення питань нормативного характеру, а також інших: оперативних, організаційних, кадрових та інших питань внутрішньої роботи компанії.
Накази і розпорядження готуються на підставі доручень директора. Оформляються документи на бланках і мають встановлений комплекс необхідних реквізитів і стандартизацію їх розташування. Передача внутрішньої документації стороннім користувачам не допускається.
При виданні наказу необхідно вивчити питання по суті, зібрати необхідні відомості, підготувати і погодити проект наказу, підписати та зареєструвати його. Після здійснення реєстрації наказу чи розпорядження, завірені копії лунають співробітникам ІП Коновалової Н.В. для ознайомлення, за потребою персонал компанії ставить резолюцію про ознайомлення. При складанні наказів і розпоряджень в компанії часто користуються вже раніше виготовленими шаблонами і прикладами наказів.
Оскільки компанія оснащена комп'ютерними засобами, то для створення документів в ІП застосовують програмні продукти, які значно полегшують створення документів в компанії.
Положення, правила та інструкції застосовуються як самостійні правові акти, які підписуються директором компанії у формі грифа затвердження або шляхом видання наказу. Текст проекту положення, правил, інструкцій друкується на загальному бланку. Крім перерахованих вище документів, видаються також наступні: інструктивні та інформаційні листи, довіреності, описи справ постійного зберігання, журнали реєстрації.
Рух документів в ІП Коновалової Н.В. з моменту їх видання або отримання до завершення виконання або відправлення утворює документообіг.
Технічна ланцюжок руху та обробки документів у компанії складається з ряду етапів:
прийом і первинна обробка;
розгляд і розподіл;
реєстрація документів;
напрямок на виконання і виконання документів;
оформлення і посвідчення документів;
відправка.
Прийом і відправлення документів ІП Коновалової Н.В. здійснюються за допомогою постової, факсимільного зв'язку та електронною поштою.
При отриманні документів в правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційний номер, дата. У ІП Коновалової Н.В. реєстрації підлягають усі документи, які вимагають обліку та виконання. Реєструються документи як сторонніх організацій, так і внутрішні.
Документи реєструються один раз: при вступі, під час підписання або затвердження.
Реєстрація вхідних, вихідних і внутрішніх документів здійснюється централізовано із занесенням запису в журнал реєстрації.
При здійсненні контролю за виконанням док?? мента на ньому ставиться резолюція керівником «Контроль», при цьому співробітники, якій доручено виконання даного доручення зобов'язаний термін надати звіт про виконання.
З метою класифікації та систематизації документів в ІП Коновалової Н.В. складається номенклатура справ, яка застосовується для організації угрупування виконання документів у справи, систематизації та обліку справ, визначення термінів їх зберігання і служить основою для складання описів справ постійного і тимчасового зберігання.
Оскільки в компанії на менеджера покладені зобов'язання з організації діловодства, то я докладно була вивчена особливість ведення поточного діловодства, процесу підготовки документів і здачі в архів. Крім цього приймалося участь у реєстрації вихідної документації, сортуванню та підготовці документа, наборі його на комп'ютері, копіюванні документів, підготовці та передачі справ на зберігання.
Реєстрація наказів і розпоряджень директора з основної діяльності, накази про розміри заробітної плати, з особового складу, полягали у занесенні відомостей про них в журнал реєстрації.
Підготовка справ до зберігання грунтується в компанії на оформленні особистих справ співробітників. Мною були складені внутрішні опису, обкладинки справ. Необхідно відзначити, що структура та порядок оформлення справ не цілком відповідає нормативним вимогам. Приміром, кількість документів, що містяться в справі не відповідає кількості одиниць зберігання, які відображені у внутрішній опису. При цьому були відзначені неточності при нумерації сторінок.
Особисті справи співробітників зберігаються 75 років, обкладинка оформлена відповідно до вимог, всі написи розбірливі, не містять скорочень.
Негативним аспектом виявленим при аналізі документів в компанії стало, що в ряді докумен...
