justify"> Для реєстрації користувачів у системі та визначення їм прав доступу до інформації та виконання функцій у системі передбачений спеціальний довідник - В«КористувачіВ». У цьому довіднику для кожного користувача визначено склад доступною йому інформації і набір дозволених йому операцій. p align="justify"> Системний технолог - це особливий користувач, який налаштовує систему на структуру і документообіг організації, заповнюючи і змінюючи вміст довідників системи, а також виконує операції з контролю і виправлення помилок у роботі всіх користувачів.
Фахівці інформаційно-технічної служби організації виконують функції адміністраторів системи: установку СУБД і САДД на сервері і робочих місцях користувачів, забезпечення його роботи, а також збереження документів та їх доступності користувачам.
У структурних підрозділах створюють електронні картотеки, які є при цьому підмножинами єдиної картотеки підприємства, і В«віртуальніВ» кабінети посадових осіб. Посадові особи - працівники підприємства, що є офіційними учасниками документообігу - кореспондентами та адресатами документів. Посадова особа - власник кабінету - може самостійно працювати з документами в системі або від його імені доручити робити це співробітнику, наділеному статусом користувача. p align="justify"> Кожен користувач мережі на своєму робочому місці:
отримує дані про документи, спрямованих йому на обробку;
виконує необхідні дії;
направляє документ для подальшої роботи.
При цьому автоматично фіксується і накопичується інформація про рух документів в організації.
При реєстрації документа в САДД створюють електронну реєстраційну картку (РК), з якою може бути пов'язаний електронний документ або електронна версія паперового документа (файли з текстом, зображеннями, фонограмами і іншими формами подання документа в комп'ютері). Після реєстрації РК документа з прикріпленими файлами пересилають по локальній мережі в кабінет посадовця, відповідального за прийняття рішення по виконанню документу, а далі згідно з винесеною резолюцією - в картотеку структурного підрозділу та кабінети виконавців. Маршрути руху РК і прикріплених до неї документів встановлюють відповідно з визначеним на підприємстві порядком проходження вхідних, вихідних і внутрішніх документів. p align="justify"> Система автоматизує як поточний, так і підсумковий контроль виконання документів.
Для автоматизації створення внутрішніх та вихідних документів САДД В«ДелоВ» підтримує роботу над проектами документів. У цьому випадку використовують спеціальний тип реєстраційної картки, що включає перелік візують проект посадових осіб, маршрут візування, а також посадова особа, яка підписує документ. При цьому виконавець документа має можливість контролювати хід візування та підписання проекту. Посадові особи, які отримали проект ...
