документа, можуть його завізувати, висловити зауваження або внести їх у файл документа. Узгодження і підписання документа може завіряти ЕЦП посадової особи. Після підписання документа на основі РК проекту автоматично створюється РК вихідного або внутрішнього документа. p align="justify"> В системі як один з довідників складається номенклатура підприємства, що поєднує номенклатури справ окремих структурних підрозділів. Її використовують для реєстрації документа та роботи з виконаними документами при списанні їх у справи. p align="justify"> В цілому САДД забезпечує виконання таких функцій документообігу:
єдина реєстрація всіх документів підприємства шляхом створення РК;
реєстрація проектів як окремої групи документів з подальшою перереєстрацією після підписання проекту;
введення резолюцій і напрям резолюцій та документів на робочі місця користувачів-виконавців;
пересилання звітів виконавців відповідальним виконавцям та/або авторам резолюцій;
контроль працівниками служби документообігу руху електронних документів (документообігу) усередині підприємства;
контроль за своєчасним і правильним виконанням документів;
пошук документів за сукупністю реквізитів та тексту прикріпленого до неї документа при довідково-аналітичній роботі;
створення реєстрів розсилки документів при відправленні вихідних документів адресатам;
складання за встановленими формами зведень, звітів для керівництва підприємства;
надання будь-якій посадовій особі свого особистого електронного кабінету і необхідного, визначеного чинними в організації правилами, рівня доступу до інформаційних ресурсів підприємства;
зберігання електронних образів документів;
списання документів у справу згідно з номенклатурою справ і доступ до них при виникненні необхідності їх використання в роботі;
протоколювання роботи з системою всіх користувачів, можливість виправлення помилково проведених дій.
Для забезпечення правової основи використання будь-якої інформаційної системи автоматизації документообігу на підприємстві повинні бути створені, підписані (затверджені) такі організаційно-розпорядчі документи:
наказ про прийняття в експлуатацію САДД із зазначенням завдань і функцій цієї системи;
наказ про введення електронного документообігу в документообігу з визначенням повноважень і відповідальності посадових осіб, що беруть участь у роботі з документами в організації;
положення (регламент) про електронний документообіг підприємства (як самостійний документ або як додаток до інструкції з діловодства), що включає перелік документів, виконуваних і використовуються в електронній формі, і альб...
