align="justify"> Таким чином, в ході перевірки наявності комплексно вирішується ряд важливих завдань щодо збереження та обліку документів.
До її цільовим призначенням відносяться:
. визначення фактичної кількості справ, що знаходяться на зберіганні;
. виявлення та усунення недоліків в обліку документів;
. виявлення невиявлених справ і проведення їх розшуку;
. виявлення та облік документів, що мають різні дефекти носія і тексту і вимагають поліпшення фізичного стану.
Перевірки наявності та стану документів проводяться в плановому порядку (циклічні) і одноразово (позачергове).
Спочатку питання про терміни перевірки наявності документів строго не регламентувався. У правилах роботи державних архівів 1962 не було закріплено певної періодичності перевірки наявності фондів. Але до кінця 1970-х рр.., Після крадіжки документів в одному з центральних державних архівів, дійшли висновку про необхідність перегляду сформованих підходів до проведення цієї роботи. У 1977 р. були основні правила роботи державних архівів 1984 р., що встановлюють жорстку періодичність перевірки наявності фондів, виходячи з категорії їх цінності.
В основних правилах роботи державних архівів Російської Федерації (2002 р.) визначено періодичність планових перевірок документів залежно від їх цінності та матеріального носія. Так, унікальні документи перевіряються щорічно; особливо цінні документи на паперовій основі один раз на 10 років; аудіовізуальні та машинозчитувані (електронні документи) - один раз на 5 років; кінодокументи на нітрооснові - один раз на 2 роки. Позапланові перевірки проводяться у випадках надзвичайних ситуація, стихійних лих, масових переміщень та інших обставин, внаслідок яких могли бути втрачені або пошкоджені документи. При зміні завідувачів сховищами також проводиться позачергова і одноразова перевірка наявності та стану всіх документів архіву або окремих частин (комплексів).
З метою контролю за забезпеченням збереженості документів при організації їх використання періодично проводяться перевірки наявності та стану документів, що видавалися зі сховищ на протязі року. Терміни таких перевірок встановлюються керівництвом архіву.
Методично і практично перевірка наявності - це нескладний вид роботи, фактично це звірка наявних документів з обліковими формами - описом або книгою обліку та опису.
Важливе значення має перший етап роботи з перевірки наявності справ, так звана вивірка облікових документів, яка включає:
встановлення повноти облікових документів на перевіряються архівні фонди;
звірку і порівнянних показників;
уточнення порядка нумерації одиниць зберігання за описом;
перевірку правильності складання їх підсумкових записів, як найважливішого облікового елементу опису.
Таким чином, в ході вивірки облікових документів встановлюється ту кількість справ, яке має перебувати на архівній полиці.
Перевірку наявності та стану документів зазвичай проводить група фахівців, але в окремих випадках допускається здійснення перевірки одним співробітником. У ході роботи необхідно:
зберігати поряд...
