ок розташування справ на стелажах і в первинних засобах зберігання;
підкладати на свої місця, виявлені під час перевірки, неправильно підкладені одиниці зберігання даного фонду;
вилучати з перевіряється фонду і передавати зберігачу неправильно підкладені одиниці зберігання інших фондів;
вилучати одиниці зберігання, не внесені в опис, і розміщати їх в кінець фонду (комплексу документів) для подальшої обробки та опису.
Документи, видані в читальний зал та робочі приміщення архіву, перевіряються, на загальних підставах їх номери встановлюються за картами-заступникам та книгам видачі документів зі сховищ.
Документи, видані на тимчасове користування, перевіряються за книгами та актам видачі та вважаються мають в наявності.
Категорично не допускається внесення в ході перевірки наявності будь-яких позначок або змін до опису та інші облікові документи.
Результати перевірки наявності та стану справ і виявлені в ході недоліки заносяться в лист перевірки наявності, який складається безпосередньо в ході роботи, як правило, на кожну опис окремо. На основі листа складається обов'язковий обліковий документ - акт перевірки наявності та стану документів.
Доцільно одночасно з актом перевірки наявності та стану документів при необхідності складати та інші акти - про технічні помилки в облікових документах, про виявлення документів, що не відносяться до даного фонду, неврахованих, про невиправних пошкодженнях і т.п .
Одне із завдань перевірки наявності - виявлення невиявлених справ, тобто тих одиниць зберігання, які «незаконно», без документального підтвердження відсутні на місцях зберігання. На всі такі справи складається картка обліку невиявлених справ, з яких формується в традиційному або автоматизованому режимі обліково-контрольна картотека. Як правило, при обліку невиявлених справ зазначаються такі реквізити: назва фонду, номери опису і одиниці зберігання, заголовок і обсяг одиниці зберігання, крайні дати документів справи, дата, коли вперше виявилося відсутність документів, відмітки про хід розшуку і його результати.
У разі невиявлення в ході перевірки наявності справ організовується їх розшук. Він проводиться протягом одного року як безпосередньо в архіві, так і в інших структурних підрозділах установи. Справи, знайдені в ході розшуку, підкладається на місце постійного зберігання, про що в картотеці невиявлених справ робиться відповідна відмітка.
Документи, відсутність яких документально підтверджено, знімаються з обліку у встановленому порядку. У цьому випадку також робиться відмітка в картотеці невиявлених документів.
На документи, які не знайдені в ході розшуку, складається довідка про хід розшуку та акт довільної форми про зняття з обліку невиявлених документів. Ця довідка є головною підставою для прийняття обгрунтованого рішення про списання документів, тому вона повинна максимально повно відображати цілий комплекс необхідних відомостей з історії фонду та організації розшуку справ, підтверджувати повноту і якість його проведення.
Рішення про зняття документів з обліку це велика відповідальність, адже списування справ архівісти розписуються у власній професійній безпорадності, не вміння забезпечить збере...
