.3 Електронний документообіг
Документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення (ГОСТ Р 51141-98); комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилка, контроль виконання, формування справ, зберігання та повторне використання документації, довідкова робота.
Електронний документообіг (ЕДО) - єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства».
Види обробки електронних документів бувають декількох типів:
Загальні види обробки:
· Створення
· Редагування
· Збереження
· Перейменування
· Переміщення за маршрутом
· Приміщення в папку
· Індексування
· Видалення
Спеціалізовані види обробки:
· Експертиза
· Узгодження, візування, підписання
· Реєстрація
· Класифікація
· Виконання
· Контроль
· Зв'язування документів по посиланнях
· Пошук
· І інші, обумовлені специфікою.
Обробка документа в електронному вигляді здійснюється в рамках документаційного процесу в межах тих прав доступу, які надані співробітникам, що є ролями в маршруті документа.
У кожній галузі або в різних видах діяльності при обробці документів як в паперовому, так і в автоматизованому вигляді є своя специфіка, пов'язана з відмінностями як у складах оброблюваних документів, так і в процедурах обробки. У зв'язку з цим для автоматизації специфічних документаційних процесів застосовуються різні системи. Також існує кілька видів документообігу.
Малюнок 1.3 Види документообігу
Автоматизований документообіг призначений для вирішення великого спектру завдань.
Малюнок 1.4 Завдання автоматизованого документообігу
Крім вище перерахованого, сучасні СЕД так само реалізує додаткові завдання, які раніше виконували окремі програми:
· Оперативний обмін інформацією і документами - замість електронної пошти і інтернет пейджерів
· Перегляд стрічки новин компанії, ознайомлення з опублікованими документами- Замість інтернет порталів
· Робота з органайзером і списком персональних доручень - замість щоденників
Виходячи із завдань, що стоять перед автоматизацією документаційних процесів, визначається набір необхідних функцій, які повинна реалізовувати система документообігу:
· Створення атрібутних карток документів
· Прикріплення до карток документів файлів довільних типів
· Формування тексту документа з визначеного шаблону з підстановкою в нього значень змінних, які можуть бути в картці документа або базі даних
· Створення версій документів
· Ф...
