рийняв документи, оформлені з порушенням правил, несе персональну відповідальність. Стверджується графік документообігу наказом керівника підприємства. У графіку документообігу заздалегідь розробляється маршрут прямування кожного документа і кожного його примірника. Цей маршрут заноситься в інструкцію, де вказуються терміни проходження і прибуття кожного екземпляра в свій кінцевий пункт. Для кожного документа в бухгалтерському обліку існує свій шлях руху, свій документообіг. Однак для всіх документів існують п'ять основних етапів:
складання документа в момент здійснення господарської операції відповідно до вимог, що пред'являються до його оформлення;
передача документа до бухгалтерії, де контролюються своєчасність і повнота здачі його для облікової обробки;
перевірка прийнятих документів бухгалтером за формою (перевіряються повнота і правильність оформлення, заповнення обов'язкових реквізитів), за змістом (законність задокументованих операцій, логічна ув'язка окремих показників) і арифметична перевірка;
обробка документа в бухгалтерії, яка здійснюється в 3 етапи: таксування (розцінка) - передбачає переведення натуральних і трудових вимірників у узагальнюючий грошовий вимірник. Наприклад, переданий табель робочого часу, на підставі якого розраховується заробітна плата працівників; угруповання - підбір документів, однорідних за економічним змістом (прихід і витрата товарно-матеріальних цінностей); котирування - вказівка ​​в первинному документі кореспонденції рахунків за конкретної господарської операції, яка витікає зі змісту документа;
здача документів до архіву на зберігання після побудови за ними облікових регістрів.
Документообіг, організований за графіком:
дозволяє прискорити проходження кожним первинним документом всього шляху - від оформлення і перевірки до обробки;
сприяє рівномірному розподілу облікової роботи протягом усього робочого часу;
підвищує продуктивність праці рахункових працівників;
сприяє посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку;
сприяє підвищенню рівня автоматизації облікових робіт;
підвищує ефективність всієї облікової роботи організації.
При цьому на початковому етапі роботи по складанню графіка документообігу встановлюються:
перелік первинних документів, що підлягають виконанню (в цілому по бухгалтерській службі і окремо - з її структурним підрозділам);
перелік виконавців, допущених до підготовки відповідних видів бухгалтерських документів; хто несе відповідальність за правильність їх оформлення та своєчасність подання до бухгалтерії;
робоча схема діючих відділів організації;
