. описи справ постійного зберігання;
. описи справ з особового складу;
. акта прийому-передачі справ до державного архіву;
. акта про виділення справ до знищення;
. акта про невиявлення справ, шляхи пошуку яких вичерпані;
. акта про невиправному пошкодженні справ.
Зміни, пов'язані з технічними помилками (неправильний підрахунок справ, невраховані, пропущені і літерні номери та ін), вносяться в річний розділ зведеного опису або в закінчену опис, а потім в лист фонду за актом перевірки наявності та стану справ (тільки після затвердження останнього керівником організації), а за актами про невиявлення і невиправному пошкодженні справ постійного зберігання - тільки після узгодження їх з відповідною архівною установою.
Кожен запис в аркуші фонду робиться з нового рядка і завершується заповненням граф 10 - 16 В«наявність (залишок)В». Це дасть можливість відразу визначити кількість справ у фонді, як загальне, так і по враховуються категоріями (постійного зберігання, особливо цінних справ, по особовому складу), а також побачити стан документів (описані, неописані, затверджені ЕПК). p align="justify"> До листам фондів ведуться покажчики для оперативного пошуку в архіві архівних документів тієї чи іншої організації. На підставі відомостей аркуша фонду заповнюється картка фонду, що відправляється відомчим архівом відповідному архівній установі для державного обліку. В архіві заповнюються лицьова сторона картки і перша вертикальна колонка відомостей зворотного боку. Наступні зміни вносяться до картки фонду архівною установою на підставі висилаються відомостей про склад і обсяг фонду за встановленою формою. Дата відправлення картки до архівної установи записується в аркуші фонду. p align="justify"> Архівні опису справ, документів являють собою довідник, в якому міститься перелік всіх одиниць в архівному фонді. Архівний опис призначена для того, щоб вести облік і розкривати зміст архівного фонду. Опис справ складається окремо для документів постійного зберігання та окремо для справ, що стосуються особового складу. У опису справ, документів одиниці зберігання обліковуються відповідно до їх систематизацією під порядковими номерами. Не допускається привласнення в опису справ, документів однакових порядкових номерів. У кінці опису справ, документів у всіх її примірниках робиться підсумковий запис, в якій вказується кількість що знаходяться на зберіганні одиниць зберігання, перший і останній номери одиниць зберігання за описом, обумовлюються наявні пропуски номерів, літерні номери, вбивши одиниці і підстава їх вибуття.
У підсумковій запису до опису справ архівного фонду особового походження, що включає одиниці зберігання на різних носіях, додатково вказується кількість таких одиниць зберігання.
Після кожного н...
