відокремити один від іншого візуально, тобто пронумерувати.
Найкращий варіант - коли діловий лист містить відповідь на будь одне питання або однорідну інформацію. У цьому випадку лист виходить точним і стислим.
Що бажано мати, щоб написати листа своєму діловому партнерові:
1. Сучасну оргтехніку.
Писати від руки можна тільки кореспонденції особистого характеру.
2. Свій власний фірмовий бланк, що складається зазвичай з емблеми фірми, її повної назви, поштового і телеграфного адреси, телефону, банківських реквізитів.
3. При можливості бажано використовувати свій фірмовий конверт, на якому дублюються реквізити, зазначені на бланку. Це не обов'язково.
4. Залишайте копії відправлених листів.
3. Структура письма.
Сам лист починається з точного повторення в лівому верхньому кутку адреси, написаного на конверті.
З правого боку пишуть дату відправлення листа - день, місяць і рік повністю. Ще нижче - звернення, з лівого боку. Починається воно з тією ж ввічливій форми, яка використовувалася перед прізвищем вашого адресата на конверті. Прізвище можна вказувати без ініціалів.
Наступні кілька рядків присвячують зазвичай короткої формулюванні теми листа. Якщо листування ведеться небудь конкретною особою, то лист закінчується зазвичай оборотом: «Щиро Ваш». У разі розсилки рекламної кореспонденції та ін листів безособового характеру прізвище адресата не ставлять, а до назви фірми додають назву відділу, в який адресовано лист. Безіменно писати не рекомендується. Без імені можна писати листа фірмі або установі, але проставляти в адресі оборот: «Генеральному директору», без зазначення його прізвища та ініціалів.
Завершити лист потрібно також ввічливій формулюванням. Залежно від мети листа формулювання змінюють.
При необхідності отримати швидку відповідь на діловий лист або запит можна написати наступне: «Розраховуємо, що Ви відповісте при першій же можливості».
Після закінчення листи ставлять підпис і прізвище, нижче вказують посаду і назву фірми. Якщо лист рекламного характеру, то прізвище і підпис необов'язкові.
Загальне правило для будь-якої кореспонденції - лист повинен вільно поміщатися в конверт.
На будь-якій кореспонденції проставляють зворотну адресу.
Кореспонденції, як привітання людини, кого Ви добре знаєте, вираз співчуття, листи подяки краще писати від руки.
Перед відправкою листа перевірте орфографію.
Не варто починати лист з займенника «Я».
Постскриптум (PS) виносять вниз, після підпису. Нижче постскриптума ставлять свій підпис або ініціали.
Поштові листівки не використовують в діловому листуванні. Можна послати телеграму.
Будь-який лист, довірена Вам, вимагає негайної відповіді. Якщо Ви не можете виконати прохання, викладену в листі, то повідомите про це відразу ж.
На привітання відповідають коротко.
Якщо виникла необхідність принести вибачення в листі, то його пишуть від руки. Відповідати на лист з вибаченнями обов'язково.
Співчуття пишуть від руки. Якщо такої можливості немає, краще послати телеграму.
Загальне правило для будь-якої кореспонденції - з лівого краю паперу донизу залишають вільне поле однакової ширини.
4. Факси.
При відправці факсів найголовніше вимога - стислість. Необхідно ретельно сформулювати пропозиції,...
