і кількість довідок соціально-правового характеру, підбору та видачі документів у структурні підрозділи, і т. п.
Довідку друкують на загальному бланку організації в 4-х примірниках (3 примірники призначені для державного архіву і передаються разом з описами при прийомі-передачі справ.
2.1 Система науково-довідкового апарату до архівних документів
Система науково-довідкового апарату до архівних документів архіву - це комплекс взаємопов'язаних і взаємодоповнюючих архівних довідників про склад і зміст архівних документів, що створюються на єдиній методичній основі для пошуку архівних документів і архівної інформації з метою ефективного використання.
Глава 3 Класифікація архівної документації
В
Проблема класифікації архівної документарної інформації - це стрижнева проблема сучасної організації архівної інформаційного простору. Тому в Нині ведеться робота зі створення галузевого класифікатора архівної документної інформації.
Робота по створення науково-довідкового апарату до архівних документів представляє вид наукової праці, спрямований на забезпечення організацій та осіб необхідної документної інформацією. Документний інформація - це відомості, різні дані, що містяться в документі.
У практиці інформаційної роботи архівні документи, що є першоджерелами відомостей про предмети об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини, отримали назву носіїв первинної документної інформації. p> Різні повідомлення про документи, що складаються з описів, спеціальних шифрів і кодів, називаються інформацією про інформацію, або вторинної документної інформацією. p> Архівні довідники, що містять вторинну документную інформацію, і самі документи, несучі первинну документную інформацію, в сукупності складають архівну інформаційну середу.
Всі архівні довідники, описують документную інформацію, діляться на обов'язкові та додаткові. p> Обов'язкові довідники існують у всіх державних архівах. До них відносяться архівні описи та архівні каталоги, огляди документів та інші архівні довідники. p> Додаткові довідники створюються з урахуванням специфіки документів архіву, а також складаються історично (що надійшли на постійне зберігання діловоднихдокументи картотеки, картотеки та переліки документів, виявлених для публікації). До додаткових довідників відносяться покажчики, огляди, тематичні переліки, анотовані каталоги. p> Принципи побудови системи НСА. Основними принципами побудови системи НСА є:
1) взаємозв'язок і взаємодоповнюваність інформації різних довідників, що описують первинну ретроспективну документную інформацію на різних рівнях;
2) неповторяемость і недублірованность інформації різних видів довідників;
3) наступність НСА відомчих, державних і муніципальних архівів. p> пліви два принципу необхідно дотримуватись для того, щоб зробити пошук більш ефективним і уникати витрат праці архівіста на дублювання інформації. p> Якщо опис і каталогізація фонду проведені відповідно до принципу взаємозв'язку і взаємодоповнюваності інформації, дослідник, ознайомившись з описом фонду та виписавши з неї номери одиниць зберігання по цікавить його темі, звертається потім до відповідного розділу каталогу для більш поглибленого пошуку. У каталозі він знаходить не тільки назви одиниць зберігання, а й заголовки документів і більш детальну інформацію з вказівкою на аркуші одиниці зберігання, на яких цю інформацію можна знайти.
Третій принцип дуже важливий для організації пошукової роботи. Він означає, що до створення всіх типів довідників у відомчих, державних і муніципальних архівах застосовуються єдині вимоги і єдині методи. Так, описи справ складаються ще в діловодстві установ під контролем відомчого архіву. Зведені опису (річні розділи) описів справ постійного зберігання відомчого архіву обов'язково затверджуються ЕПК державного архіву і зберігаються в державному архіві як контрольні екземпляри до передачі справ на постійне зберігання. Такий же контроль повинен здійснюватися за складом відомчих картотек та інших довідників. Всі елементи опису, всі допоміжні елементи довідкового апарату до опису повинні знаходитися в суворій відповідності з основними правилами роботи відомчих і державних архівів. p> Структура системи НСА. Система НСА структурного підрозділу на вертикальний і горизонтальний рівні. Горизонтальний рівень системи заснований на функціональному розходженні довідників. По функціям довідники системи НСА поділяються:
1. на довідники з обліку;
2. довідники з розкриття змісту документів (інформаці іонно-пошукові системи).
Вертикальний рівень системи заснований на ієрархії класів довідників до наступних комплексам архівних документів:
1. АФ РФ в цілому;
2. мережі архівів;
3. архіву;
4. фонду;
5. справі або окремим документом.
Відповідно до таким поділо...
