по основної інформації людей і відповідальних за підготовку питань;
час, відведений на кожне питання;
місце, де можна ознайомитися з матеріалами з кожного питання.
Коли учасники наради поінформовані заздалегідь про предмет обговорення, тоді вони можуть не тільки попередньо ознайомитися з матеріалами, але і продумати конструктивні пропозиції щодо вирішення проблем. У тих випадках, коли люди не поінформовані, на нарадах висловлюють думки, точки зору, що провокує дискусію і не сприяє прийняттю ефективного вирішення. Доцільно проводити ділові наради в певний день тижня (за винятком позапланових, екстрених засідань), бажано в кінці робочого дня або в другій його половині.
Тривалість наради не повинна перевищувати півтора-двох годин.
Керівнику ділової наради важливо:
. почати його вчасно;
2. повідомити про регламент;
. узгодити правила роботи, уточнити порядок денний;
. призначити відповідального за регламент і протокол;
. попередити про «зняття» виступів не по суті питання, наприклад емоційні оцінки людей і подій, думки замість конструктивних пропозицій, повідомлення з приводу. тощо;
. якщо використовується критика, то вимагати її конструктивності: називати конкретні факти і їх причини, не переходити на особистість, а висловлюватися з приводу дій і помилок, пропонувати шляхи вирішення проблеми, усунення прорахунку, нестачі;
. жорстко вести нараду по шляху до намічених цілей, для цього забезпечити віддачу від кожного учасника і додати конструктивний характер обговоренню в цілому;
. регулювати спрямованість і діловитість виступів, для цього слід не допускати затягування виступів, стимулюючи конкретність, наявність змістовного аналізу, реальних пропозицій, рішень, ідей;
. дотримуватися коректності дискусії;
. використовувати різноманітні прийоми для активізації уваги учасників наради;
. підбиваючи підсумки наради, узагальнити все сказане, сформулювати висновки, визначити завдання на майбутнє;
. завершити точно в призначений час.
2.4 Ділова дискусія
Ділова дискусія - це обмін думками з питання відповідно до більш-менш визначеними правилами процедури та за участю всіх або окремих її учасників. Майже кожне підприємство або фірма обговорюють ділові питання на засіданнях груп або комісій. Багато ділових збори і наради також проводяться у вигляді дискусій. При масової дискусії всі учасники, за винятком голови, знаходяться в рівному положенні. Спеціально підготовлені доповідачі не призначаються, в той же час всі присутні не тільки в якості слухачів. Спеціальний питання обговорюється в певному порядку, звичайно відповідно із суворим регламентом і під головуванням посадової особи.
Групова дискусія відрізняється тим, що спеціально підготовлена ??група обговорює питання, дискутує перед аудиторією. Метою такої дискусії є подання можливих рішень проблеми, обговорень протилежних точок зору щодо спірних питань, презентація нової інформації. Як правило, такого роду дискусії спору не дозволяють і не схиляю...
