p align="justify"> участь представників преси, радіо, телебачення;
підношення квітів;
привітальні промови;
забезпечення транспортом;
розміщення в готелі і т.д.
Порядок зустрічі делегацій. Зустріч делегацій регламентована певними правилами. Глава зустрічаючої делегації за статусом повинен відповідати чолі делегації прибуває. Іншими словами, якщо прибуває глава фірми, то його відповідно повинен зустрічати глава приймаючої фірми. Глава приймаючої делегації зазвичай прибуває на зустріч у супроводі 2-3 чоловік. Якщо гостя супроводжує чоловіка, то і глава приймаючої фірми повинен бути з дружиною.
Зустрічаючи делегацію в аеропорту чи на вокзалі, глава приймаючої сторони вручає квіти всім дамам, що входять до складу делегації.
11. Прийом співробітників підприємства по поточних і особистих питань
Секретар повинен дуже добре знати структуру організації, мати уявлення про її діяльність, знати розподіл обов'язків між керівними працівниками.
Організовуючи прийом працівників своєї установи, секретар зобов'язаний проінформувати всіх співробітників про годинник, призначених для прийому керівником з поточних питань. Йому необхідно знати також коло осіб, які мають доступ до керівника в будь-який час, і пропускати їх безперешкодно.
До прийшли на прийом співробітникам треба звертатися по імені та по батькові, для чого у секретаря повинен лежати пофамильной (з іменами та по батькові) список (довідник) всіх працівників організації.
Перш ніж увійти до кабінету начальника, співробітник повинен запитати дозволу у секретаря. Входити в кабінет начальника без дозволу не можна.
При прийомі співробітників з особистих питань слід проявляти більше уваги і тактовності. Зазвичай прийоми з особистих питань відносять на кінець тижня. У цей день керівники відділів, які можуть знадобитися шефу під час прийому, повинні бути на робочих місцях, щоб при необхідності допомагати йому.
12. Підготовка та оформлення інформації з організації відряджень керівника
I. Для успішного ходу ділової поїздки керівника секретар:
. Підбирає всю необхідну для відрядження керівника інформацію.
. Готує і підбирає матеріали і документи, які можуть знадобитися керівнику в поїздці.
. Забезпечує керівника канцприладдя (блокнотом для записів, авторучками, олівцями, бланками установи, пластиковими конвертами різного кольору або папками-швидкозшивачами та ін.)
. Друкує програму відрядження у двох примірниках (один - керівнику, другий - собі), в якій вказується:
) назва організацій та структурних підрозділів;
) зміст намічених заходів;
) місце і час їх проведення;
) зручний маршрут проїзду до готелю та організації.
II. Під час відсутності керівника секретар:
. Виконує свої звичайні обов'язки.
. Більше приділяє уваги питанням формування справ.
. Передає кореспонденцію, що надходить заступнику керівника.
. Переадресовує телефонні виклики зам.руководітеля.
. Якщо відрядження позапланова, оповіщає записалися на прийом про його скасування III. Після повернення керівника з відрядження секретар:
. Інформує керівника про виконання доручених завдань.
. Інформує про питання, що виникли в період відсутності керівника про хід їх вирішення.
. Обробляє матеріали відрядження - друкує, розмножує, передає в структурні підрозділи виконавцям.
. Оформляє звіт про відрядження.
13. Підготовка та оформлення з організації відряджень співробітників
1. Секретар підбирає всю необхідну для відрядження інформацію, в тому числі доповіді або реферати для конференції або наради, довідки, договори і т. П.
. Секретар друкує програму відрядження із зазначенням організацій та осіб, з якими має зустрітися керівник або фахівець, а також часу, на яке призначені зустрічі або заходи. Копію такої програми секретар обов'язково повинен залишити у себе, інакше він не зможе при необхідності оперативно зв'язатися з керівником. Попередня програма готується секретарем спільно з керівником і може містити наступну інформацію:
а) дату відправлення, прибуття, тривалість поїздки;
б) спосіб...
