призначенням документа.
Доставка та відправка документів здійснюються за допомогою поштового зв'язку, фельд'єгерського зв'язку та електрозв'язку. Документообіг повинен бути розділений на три потоки: вхідна, виходить і внутрішня документація. Поступила і створювана в органі документація підлягає реєстрації.
Кожен орган формує власний документальний фонд з утворюються в процесі його діяльності документів. Номенклатура справ органу узгоджується з експертно-перевірочної комісією відповідного федерального державного архіву. Справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання передаються в архів. Справи зі терміном зберігання до 10 років знищуються.
Регламентований порядок роботи з електронними документами.
На підставі даного порядку у федеральних органах виконавчої влади за погодженням з Росархивом затверджуються інструкції з діловодства. p> Джерело комплектування - це установи, організації та підприємства, в діяльності яких створюються документи значимі для даного регіону або галузі.
У першу чергу в джерело комплектування входять органи законодавчої виконавчої державної влади, державні установи та організації, а також організації та підприємства, що відображають весь спектр економіки, народного господарства, освіти, науки, охорони здоров'я, культури тощо, які функціонують у даний час в даному регіоні.
Відбір організацій у списки джерел комплектування проводиться відповідно до нормативних документами після докладного вивчення кожної організації, її функцій, цілей і завдань, і масштабу діяльності в регіоні.
У Саратовській області 12 тисяч організацій, з них в м. Саратові 212 організацій, тільки 4 тисячі організацій є джерелами комплектування.
Приміщення для архівного зберігання документів має бути
В
Документи, що створюються в процесі діяльності установ, організацій, підприємств, фірм містять інформацію, цінність яких різна.
Значна частина документів має відомості разового застосування, після використання, до яких більше не повертаються. Інші документи містять інформацію, яка може знадобитися в перебігу ряду років. І, нарешті, зовсім невелика група документів містить інформацію цінну для науки і практики. Такі документи повинні зберігатися вічно.
Експертиза цінностей документів - це відбір документів для подальшого зберігання, якщо дані справи мають тривалий термін зберігання або відбір до знищення документів з минулими термінами зберігання, які втратили практичну цінність.
Експертиза проводиться на підставі переліків із зазначенням строків зберігання і номенклатур справ. Експертиза цінностей документів проводиться в кілька етапів, починається в поточному діловодстві і закінчується в Державному архіві.
1 етап - це визначення цінностей документів. Можна вважати складання номенклатур справ, коли як би визначаються терміни збереження створюваних документів.
2 етап - вже самих документів проводиться через 2 роки, коли документи вийшли з оперативної роботи при підготовці документів до тривалого зберігання або здачі в архів організації.
3 етап - знову уточнюють цінність документів, але вже при передачі їх на постійне збереження з архіву організації в Державний архів.
Експертиза цінностей документів в установах проводиться під керівництвом експертної комісії діючої постійно. У великих установах зі складною структурою управління діє центральна експертна комісія, яка об'єднує і координує роботу експертних комісій структурних підрозділів.
Результатом експертизи є поділ документів на 4 категорії:
В· Документ постійного зберігання, який підлягає повній технічній обробці (підшивка в тверду обкладинку, нумерація аркушів графітним олівцем, складання засвідчувач та оформлення обкладинок). Дана категорія документів і справ включається в опис справ постійного зберігання, які після певного часу документи та справи передаються на державне зберігання.
В· Документи по особового складу (довготривалі - понад 10 років зберігання) - також піддаються повної технічної обробки і включаються в опис справ з особового складу. Справи по даній опису зберігаються в організації до закінчення терміну (75 років). У разі реорганізації документи передаються правонаступнику. Якщо відбулася ліквідація без правонаступника, то документи передаються до державного архіву.
В· Документи до 10 років - можуть не наражатися технічної обробки і зберігаються в архіві організації до закінчення терміну. ​​
В· Документи з закінченими термінами зберігання, що втратили або не мають науково-історичну та практичну значимість, включаються до акта про знищення та підлягають обов'язковому знищенню.
Списки джерел комплектування - це перелік організацій, установ і підприємств, які визначені в якості джерел комплектування ГАСО.
Джерела в списку розподіляються за галузевим принципом відповідно з російським коди...
