тів, приведення їх у порядок, організацію використання, створення страхового фонду особливо цінних документів (при їх наявності), а також своєчасну передачу їх на державне зберігання не тільки у своєму архіві, але і в підвідомчих установи. Всі роботи з документами у відомчому архіві та діловодстві ведуться з дотримання правил, встановлюваних Федеральним архівним агентством (далі Росархів).
Відомчі архіви підрозділяються на 5 видів:
центральний галузевий архів міністерства, відомства зберігає документи організацій галузі усіх рівнів підпорядкованості незалежно від їх територіального місцезнаходження;
центральний архів міністерства, відомства зберігає, як правило, документи центрального апарату міністерства та організацій безпосереднього підпорядкування (міністерство, галузевої НДІ та ін.);
об'єднаний відомчий архів зберігає документи організацій, пов'язаних співпідпорядкованістю або однотипних за профілем діяльності (лікувальні та господарські організації);
об'єднаний міжвідомчий архів зберігає документи організацій декількох галузей, систем (створюється часто в районах для зберігання документів);
архів установи, організації, підприємства зберігає документи тільки однієї організації (наймасовіший вид відомчого архіву).
В даний час існує 11 відомчих архівів федерального рівня:
Найважливіші архіви «силових» відомств Російської Федерації:
§ Центральний архів Міністерства оборони Російської Федерації (ЦАМО).
§ Центральний музей Великої Вітчизняної війни 1941-1945 рр. на Поклонній горі.
§ Архів військово-медичних документів при Військово-медичному музеї Міністерства оборони Російської Федерації.
§ Центральний військово-морський архів Міністерства оборони Російської Федерації (ЦВМА).
§ Філія Центрального військово-морського архіву Міністерства оборони Російської Федерації.
§ Центральний прикордонний архів Федеральної служби безпеки Росії (ЦПА ФСБ Росії).
§ Центральний архів Федеральної служби безпеки Росії (ЦА ФСБ).
§ Головний інформаційний центр МВС Росії (МІЦ МВС).
§ Центральний архів внутрішніх військ МВС Росії (ЦАВВ).
§ Архіви органів запису актів громадянського стану (РАГС) в суб'єктах Російської Федерації.
§ Архіви залізниць (по регіональним управлінням залізниць).
В даний час налічується близько 30 відомчих архівів регіонального рівня.
Основними функціями відомчого архіву є:
. Приймає на зберігання відповідно до порядку, встановленого цих Правил, документи структурних підрозділів організації, а також інших організацій, що є джерелами комплектування архіву. За погодженням з відповідним установою державної архівної служби може приймати і зберігаєь до передачі на державне зберігання документи особистого походження.
З метою забезпечення порядку комплектування та обліку документів центральний (центральний галузевої) і об'єднаний відомчий або міжвідомчий архіви складають і ведуть списки організацій - джерел комплектування. Список, схвалений центральної експертною комісією (ЦЕК) або експертною комісією (ЕК) організації і погоджений з експертно-перевірочною комісією (ЕПК) відповідної архівної установи, затверджується керівником організації.
. Враховує і забезпечує збереження прийнятих в архів справ і документів.
. Здійснює фондування прийнятих в архів справ і документів.
. Складає науково-довідковий апарат (НСА) до зберігаються в архіві документам з урахуванням його наступності з науково-довідковим апаратом до документів, переданих до державного архіву.
. Проводить експертизу цінності документів, що зберігаються в архіві, щороку подає на розгляд ЦЕК (ЕК) організації річні розділи зведених описів справ, що підлягають зберіганню, і акти на справи, виділені до знищення у зв'язку із закінченням термінів їх зберігання; бере участь у роботі ЦЕК (ЕК) організації; надає методичну допомогу у проведенні в діловодстві організації експертизи цінності документів.
. Готує і, в установленому цими Правилами порядку, передає на державне зберігання документи ГАФ РФ і страховий фонд копій особливо цінних документів ГАФ РФ. У цих цілях:
здійснює або організує щорічне складання та подання річних розділів зведених описів справ постійного зберігання на розгляд ЦЕК (ЕК) організації та ЕПК відповідної архівної установи;
здійснює за погодженням з відповідни...
