ься - представник відповідної установи державної архівної служби СРСР. До складу ЕК організації, за погодженням з відповідним державним архівом, може включатися його представник.
Головою ЦЕК (ЕК) організації призначається один з керівних працівників організації. p> ЦЕК (ЕК) проводить засідання не рідше двох разів на рік. Рішення ЦЕК (ЕК) приймаються більшістю голосів. p> Протоколи ЦЕК (ЕК), містять розв'язку:
- про схвалення описів на справи постійного зберігання та з особового складу;
Документування діяльності ЦЕК (ЕК) організації та формування справ, що відклалися в результаті її діяльності, покладається на секретаря комісії.
До складу ЦЕК доцільно включити представника архівної установи, для якого дана організація є джерелом комплектування.
Головою ЦЕК (ЕК) призначається один з керівних працівників організації, що курирує питання діловодства та архіву.
Рішення ЦЕК (ЕК) набувають чинності після затвердження керівником організації.
Проведення експертизи цінності документів
в діловодстві організації
1. Експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби документаційного забезпечення управління спільно з ЦЕК (ЕК) організації
2. При проведенні експертизи цінності документів у структурних підрозділах здійснюється відбір документів постійного і тимчасового (Понад 10 років) зберігання для передачі до відомчого архіву, відбір документів з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають подальшому зберіганню в структурних підрозділах, виділення до знищення справ за попередні роки, терміни збереження яких минули. При цьому одночасно перевіряється якість і повнота чинної номенклатури справ організації, правильність визначення строків зберігання справ, заведених відповідно до номенклатури справ, дотримання встановленого порядку оформлення документів та формування справ.
3. Не допускається відбір документів для зберігання і знищення тільки на підставі заголовків справ.
4. Справи з позначкою "ЕПК" піддаються також полистовому перегляду з метою визначення та виділення з їх складу документів, підлягають постійному зберіганню. Справи з позначкою "ЕПК", що містять документи постійного зберігання, підлягають переформовування. Виділені з їх складу документи постійного зберігання приєднуються до однорідних справах і оформляються в самостійні справи. Терміни зберігання справ, що містять залишилися документи тимчасового зберігання, визначаються за відомчим (при його відсутності - за типовим) переліком документів із зазначенням термінів їх зберігання або за номенклатурою справ організації. Підшивка знову сформованих справ проводиться тільки після завершення експертизи цінності документів.
1. Експертиза цінності документів постійного і тимчасового зберігання здійснюється під безпосереднім методичним керівництвом відомчого архіву.
2. Відбір документів постійного зберігання проводиться на підставі відомчого (а за його відсутності - типового) переліку документів із зазначенням строків їх зберігання та номенклатури справ організації шляхом полистного перегляду справ. При полістном перегляді справ постійного зберігання підлягають вилученню дублетні примірники документів, чернетки, неоформлені копії документів та документи з тимчасовими термінами зберігання.
3.Одновременно з відбором документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі до відомчого архіву в структурних підрозділах проводиться відбір справ і документів тимчасового (до 10 років) зберігання з закінченими термінами зберігання. При цьому враховуються такі позначки в номенклатурі справ організації, як "до відпадання потреби", "за умови проведення (Завершення) ревізії "тощо
1. Експертиза цінності документів здійснюється під методичним керівництвом архіву.
2. Відбір документів постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання проводиться шляхом полистного перегляду справ. p> 3. Архів проводить експертизу цінності документів при відборі їх на постійне зберігання під методичним керівництвом відповідного державного або муніципального архіву.
4. Підготовка електронних документів до передачі в архів організації складається з наступних етапів:
перевірка фізичного стану машинних носіїв, призначених для передачі в архів;
запис ЕД на машинні носії;
перевірка якості запису;
опис ЕД;
проставлення архівних шифрів на одиницях зберігання (на футлярах) відповідно до архівної описом (описами) електронних документів постійного зберігання та з особового складом;
підготовка комплекту супровідної документації.
5. Супровідна документація ЕД повинна бути достатньою для за...
