ання, а зберігають В«до відпадання потребиВ» (Наприклад, інструктивні листи вищестоящих організацій, надіслані до відома) або В«до заміни новими В»(наприклад положення про структурний підрозділ, посадова інструкція). У зазначених випадках проставляються ці позначки і позначка В«ЕКВ», яка позначає, що по закінченню діловодного року має бути піддано експертизі цінності з можливим виділенням деяких документів на постійне або тимчасове зберігання.
Графа п'ята - В«ПриміткаВ».
Заповнюється протягом усього терміну дії номенклатури справ. Своєчасно службою діловодства проставляється відмітка про закладі нових справ, про передачу справ в архів, про минущих справах, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ. У цій же графі при перенесенні інформації з машинного носія робиться помітка із зазначенням додаткових відомостей про місцезнаходження документа на машинному носії.
В кінці року в номенклатурі заповнюється підсумковий запис про категорії та кількість заведених і включених до номенклатури справ. Обов'язково вказується кількість справ постійного строку зберігання, з терміном зберігання понад 10 років і з терміном зберігання до 10 років включно. Після підсумкового запису робиться відмітка із зазначенням посади особи, яка зробила позначку, його підпису та розшифрування підпису. Проставляється дата складання підсумкової запису.
Встановлення строків зберігання справ
Терміни зберігання справ встановлюють для забезпечення збереження документів. Терміни зберігання - одне з важливих підстави для групування документів у справи, оскільки документи з постійним терміном зберігання зберігаються окремо від документів, для яких встановлено термін зберігання до 10 років і понад 10 років. p> Терміни зберігання встановлюються за переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання або експертним шляхом.
Переліки документів можуть бути типовими або відомчими. При визначенні термінів зберігання документів можуть використовуватися кілька видів типових переліків:
В· Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій і підприємств із зазначенням термінів зберігання;
В· Перелік документів, що підлягають прийому до державних архівів;
В· Перелік науково-технічної документації, підлягає прийому в державні архіви.
Типові переліки не можуть охопити всю документацію різних галузей. Тому на базі типових переліків міністерствами і відомствами розробляються відомчі переліки, що включають найбільш повне і систематизоване перерахування документації організацій і підприємств їх системи.
Терміни зберігання документів - постійні або тимчасові (один, три, п'ять, десять 15 років і т.д.) встановлюються залежно від значимості документів. Якщо в справі містяться документи тимчасового зберігання різної цінності і, отже, з різними термінами зберігання,...
