бно вжити ту ж форму імені, яку використовували у зверненні до одержувача.
Як вже сказано вище, ділове лист починають з звернень: "Шановний пан" (Dear Sir); "З повагою" (Your faithfully); "Шановний пан Ніксон" (Dear Mr. Nickson); "Щиро Ваш "(Sincerely yours);" Вельмишановний пан Ніксон "(My Dear Mr. Nickson); "З щирою повагою" (Very truly yours). p> При зверненні і в кінцівці листи враховується принцип взаємності, особливо це стосується відповідей на листи. У відповідному листі використовуються ті ж вирази, що і в надісланому. У самому Наприкінці листа ставиться підпис із зазначенням під нею прізвища та посади відправника. У більшості країн підпис на листі ставиться з правого боку аркуша, якраз під заключній формулою ввічливості.
Якщо заключні слова ввічливості розташовані з лівого боку (це практикується в Німеччині), то підпис ставиться з лівого боку під ними. Прізвище підписує лист друкується під його рукописним підписом. Відстань між завершальними словами ввічливості та надрукованою на машинці прізвищем - 2-2,5 см, при цьому ім'я краще написати повністю.
Якщо після того, як лист вже було написано, терміново треба повідомити про події, які сталися пізніше, то в Наприкінці листа ставиться P. S. (Постскриптум) і дописується необхідна інформація. Наприкінці постскриптума знову ставиться підпис. Бажано постскриптумом в ділових листах не зловживати. У разі, коли до листа додаються будь-які матеріали або документи, вони зазвичай перераховуються в лівій нижній частині листа окремим рядком після слова "Додаток" (Enclosure). Наприклад:
Додаток: І. Контракт (5 л)
2. Сертифікат товару (3 л).
Вказівка ​​на розсилку копій (Carbon copy або CC) займає окремий рядок під Додатком і з'являється в листі, коли виникає необхідність направити його по декількох адресами. Наприклад:
Копія: Пану І. Кирсанову "Гута банк".
Якщо діловий лист написаний не на бланку, а на звичайному аркуші білого паперу, нижче підпису слід вказати назва вашої фірми або компанії.
Якщо ви хочете послати лист особисто якомусь працівникові фірми, в такому випадку після прізвища на конверті треба поставити "особисто" (Private - Англія, Personal - США, Confidential - Англія і США), за відсутності такого позначення лист розкриє у разі відсутності адресата його заступник.
Після прізвища адресата пишеться назва фірми, в якій він працює, її поштову адресу: номер будинку, назва вулиці (саме в такому порядку). І укладають адресу назву міста, штату (графства, кантону і т.п.), поштовий індекс і країна.
Якщо адресат відсутній, а фірмі-відправнику відомо його місцеперебування, то перед назвою фірми зазвичай пишеться скорочення: Care of (c/o), позначає "На піклування або для передачі адресату".
Якщо лист адресовано фірмі, а вам потрібно, щоб крім керівників його переглянув хто-небудь ще із співробітників фірми, то після адреси внизу ставиться позна...
