вого діловодства;
укласти з організацією-виконавцем договір про конфіденційність щодо переданої інформації з дотриманням вимог чинного законодавства;
на підставі укладених договорів видати наказ про передачу функцій кадрового діловодства сторонньої організації, ознайомити з ним співробітників під розпис;
У свою чергу організації-виконавцю, щоб мати право надавати послуги кадрового аутсорсингу, необхідно передбачити в установчих документах такий вид діяльності і зареєструвати установчі документи в порядку, встановленому Федеральним законом від 08.08.2001 р. № 129 - ФЗ В«Про державну реєстрацію юридичних осіб і індивідуальних підприємцівВ». Ліцензувати послуги з ведення кадрового діловодства не потрібно. p align="justify"> Ефективність аутсорсингу буде вище, якщо організація використовує систему електронного документообігу, або ж створює електронний архів. Введення новостворюваних і вступників, а також часто використовуваних паперових документів в електронний архів або в систему електронного документообігу дозволяє, крім інших переваг:
В· Збільшити обсяг документів, які можуть бути відправлені В«на аутсорсингВ»,
В· Різко скоротити обсяг документів, що повертаються із зовнішнього сховища,
В· Найефективніше контролювати, де і які документи зберігаються, щоб при необхідності швидко їх розшукати,
В· Мінімізувати шкоду у разі втрати оригіналів документів.
У такої методу роботи є і свої недоліки, основний з яких полягає в тому, що створення і підтримка електронного архіву вимагає чималих витрат, які можуть В«з'їстиВ» всю економію, отриману за рахунок аутсорсингу. Крім того, документи з електронного архіву не мають у даний час юридичної сили, тому електронний архів не допоможе, якщо потрібно представити державним або судовим органам оригінали документів. p align="justify"> Важливо правильно підготувати документи для Позаофісне зберігання, з тим, щоб мінімізувати повернення документів із зовнішнього сховища в офіс. Основні рекомендації такі:
В· На Позаофісне зберігання потрібно в першу чергу вивозити ті документи, які практично не використовуються. Часто використовувані документи повинні залишитися в офісі.
В· У короб бажано класти документи, термін зберігання яких закінчується одночасно - в цьому випадку, після закінчення терміну зберігання, короб може бути знищений цілком.
В· Якщо термін зберігання документів вже закінчується (скажімо, залишилося зберігати їх менше року) - потрібно оцінити, що вигідніше: відправити документи на аутсорсинг, або ж залишити в архіві, і п...
