есі діяльності науково-дослідних, проектних, конструкторських, технологічних організацій, науково-виробничих об'єднань, а також промислових підприємств утворюється велика кількості науково-дослідної та технічної документації (НТД). p> Залежно від складу і кількості документів і державних обов'язків по здійсненню відомчого зберігання НТД у установах, організаціях і на підприємствах можуть створюватися наступного виду служби науково-технічної документації (СНТД): відділи, бюро, групи технічної документації, технічні архіви. СНТД організується на правах самостійного структурного підрозділу установи, організації та підприємства і підпорядковується безпосередньо їх керівнику або заступнику керівника головному інженеру. З метою закріплення правильної постановки роботи в СНТД розробляється положення про неї, яке погоджується з архівними органами і затверджується керівництвом установи, організації, підприємства. Чисельність співробітників СНТД визначається адміністрацією виходячи з кількості надходить від виробничих відділів документації, з урахуванням характеру і специфіки проведених з нею операцій та обсягу документації, що знаходиться на зберіганні. СНТД очолюється начальником, який призначається наказом керівника організації.
У коло діяльності СНТД входить:
1) прийом технічної документації на зберігання;
2) контроль за правильністю оформлення прийнятих на зберігання технічних документів;
3) розмноження і розсилка технічних документів;
4) систематизація, опис та облік технічних документів;
5) забезпечення режими зберігання;
6) створення науково-довідкового апарату (каталогів, покажчиків і інших архівних довідників);
7) організації використання технічних документів архіву (видачі документів для використання і прийом їх назад, видачі копій і довідок, добірка документів за запитами та ін);
8) збір і передача науково-технічної інформації;
9) внесення змін у оригінали;
10) експертиза наукової та. практичної цінності технічних документів;
11) підготовка документів до здачі і державний архів.
Згідно існуючими правилами, всі наявні в установах, організаціях і на підприємствах оригінали, дублікати та копії науково-дослідних і технічних документів підлягають передачі на зберігання в СНТД. Структурні підрозділи установ, організацій і підприємств передають НТД у СНТД після закінчення розробки НТД з проблем (тем), виробів, технологічних процесам, об'єктам планування та капітального будівництва в цілому або по мірі завершення їх самостійних етапів, стадії або частин. При прийомі документації на зберігання співробітники СНТД перевіряють: комплектність документів відповідно до відомостей, специфікаціями, змістом томів, альбомів і інших документів, в яких перераховується вся передана документація; наявність встановлених підписів і дат; правильність виконання основних написів і титульних листів; фізичний стан документів - придатність їх для зберігання, багаторазового зняття (відсутність надривів, подклеек, потертих місць, перегинів та ін.) НТД передається в СНТД на тих носіях, на яких вона виконана, - паперових, електронних та ін.
На зберіганні в СНТД знаходяться найрізноманітніші документи: науково-дослідні, конструкторські, технологічні, проектні для будівництва; фотодокументи, документи на різних типах носіїв, що фіксують процес НДР, конструювання виробів, проектування об'єктів капітального будівництва; документи за винаходів і відкриттів, раціоналізаторськими пропозиціями, а також картографічні, інженерно-геологічні та інші види технічних документів.
Температурно-вологісний режим зберігання документів в архівосховище має відповідати наступним параметрам:. Приміщення для зберігання НТД обладнають металевими стаціонарними або пересувними стелажами, а також спеціальними металевими шафами з висувними ящиками і сейфами для зберігання оригіналів. В якості спеціального обладнання можуть використовуватися стаціонарні відсіки - бокси з металевими перегородками і полицями. Допус-кається обладнання сховищ дерев'яними стелажами і шафами, обробленими вогнезахисним со-ставом.
З метою забезпечення збереження документів СНТД здійснює їхній облік. Обліку підлягають усі зберігаються в архіві документи, повідомлення про зміни НТД, страхові копни, фонд користування (за наявності), переліку проектів, проблем (тем), НТД з якими підлягає передачу на державне зберігання, а також опису документів постійного зберігання.
Одиницею обліку архівної документації в СНТД є: для наукової документації - звіт по темі НДР або інший вид документації, зброшуровані в тому (папку); для конструкторської, технологічної та проектної документації - аркуш креслення, текстовий документ, зброшуровані в тім (папку) светокопіі. Кожна одиниця обліку реєструється під окремим порядковим номером. У оригіналі документа, складається з кількох аркушів, інвентарний номер проставляється на кожному а...
