конаних і невиконаних до терміну, про причини невиконання і перенесення термінів виконання);
- регулярне інформування керівників про стан і результати виконання;
- інформування про хід виконання документів на оперативних нарадах.
Контролюють на різних рівнях:
- своєчасність виконання документів;
- відповідність форм та бланків діючим нормативам і зразкам;
- відповідність форми створених документів їх змістом;
- рівень і форми посвідчення документів;
- відповідність підписів їх розшифровок;
- ідентичність всіх примірників. [8, С. 40]
Контроль за документами здійснюють:
- служба ДОУ (стежить за часом виконання документа, відповідністю примірників, підписів);
- керівники всіх рангів (відповідають за зміст документа);
- виконавці документів (працюють над структурою тексту, формою бланків).
Оптимальний варіант, коли під контролем знаходиться виконання всіх документів. Але це дуже трудомісткий процес, до того ж, цінність документів не однакова. Тому на практиці документи класифікують на підлягають контролю за виконанням і контроль яких необов'язковий. [10, С. 8]
Керівництво організації, виходячи із специфіки та досвіду роботи, складає та затверджує перелік документів, що підлягають контролю і методику його організації.
До документів, що підлягають обов'язковому контролю, відносяться:
- документи вищих органів;
- розпорядчі документи цієї організації;
- важливі специфічні документи, властиві цій системі управління, з конкретними термінами виконання.
Зняття документів з контролю складається з етапів:
- прийняття керівником рішення про зняття документа з контролю і передача розпорядження про це службі ДОП;
- постановка позначки про виконання ( позначка про виконання ) в РКК і на документі інформування контрольної служби організації про виконання документа, що знаходиться на централізованому контролі;
- перестановка РКК з контрольної картотеки (розділу) в довідкову картотеку (розділ);
- підшивка документа, що має позначку про виконання, в справу.
Документи вважають виконаними і знімають з контролю після виконання запропонованих завдань, доручень. Зняти документ з контролю може посадова особа, яка поставило його на контроль. [2, C.102]
При великому обсязі контрольованих документів в організації створюють спеціальне контрольне підрозділ. У нашій Організації такого підрозділу немає, керівник може покласти контроль за виконанням документів на співробітників. Ця практика поширюється на виконання розпорядчих документів. Але в основному контроль виконання документів в ТОВ ??laquo; Кравт здійснюється керівниками структурних підрозділів, помічником керівника та працівниками служби ДОУ.
Терміни виконання можуть бути типовими або індивідуальними. Типові терміни виконання документів у ТОВ ??laquo; Кравт встановлюються відповідно до нормативними правовими актами. Індивідуальні терміни виконання встановлюються в резолюції керівника або в тексті документа. Якщо дата виконання припадає на неробочий день, то терміном виконання вважається попередній робочий день.
У випадку, якщо термін виконання документа не вказаний, документ повинен бути виконаний протягом 15 днів.
Служба ДОУ щомісяця проводять аналіз ходу виконання контрольованих документів.
2.5 Складання номенклатури справ
Номенклатура справ - це систематизований перелік заголовків справ, що заводяться в діловодстві, із зазначенням термінів їх зберігання, затверджений у сутановленном порядку. Номенклатура справ є найпростішим класифікатором, що дозволяє розподілити виконані документи у справи.
Систематизація документів - одна з найважливіших завдань у документационном забезпечення управління. Тому такий документ як номенклатура справ ТОВ ??laquo; Кравт є основним класифікаційним довідником і використовується при побудові інформаційно-пошукової системи в компанії.
Відповідальність за розробку номенклатури справ покладається на службу ДОП, в невеликих компаніях - на секретаря. [8, C. 59]
Т.к. ТОВ ??laquo; Кравт є досить великою компанією, то номенклатуру справ у ній розробляє відповідно служба ДОУ.
