затверджується його керівником.
При складанні номенклатури слід керуватися типовими і зразковими номенклатура справ, типовим і відомчим переліками документів зі строками зберігання, Основними правилами роботи відомчих архівів.
У номенклатуру справ включаються заголовки справ, що відображають всі документовані ділянки роботи відділу кадрів. Заголовки справ формуються на основі визначень документованих ділянок роботи. Заголовок справи повинен чітко і в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи. Не допускається вживання в заголовку справи не конкретних формулювань («різні матеріали», «загальна листування», «листування з різних питань» і т.д.), а також вступних слів і складних синтаксичних оборотів.
Заголовки справ з питань, не дозволеним протягом одного року, є «перехідним» і вносяться до номенклатури справ наступного року з тим же індексом.
Заголовок справи складається з елементів наявних в наступній послідовності:
назва виду справи (листування, журнал і т.д.) або різновиду документів (протоколи, накази і т.д.);
назва організації або структурного підрозділу (автор документа);
назва організації, якій будуть адресовані або від якої будуть отримані документи (адресат або кореспондент документа);
короткий зміст документів справи;
назва місцевості (території), з якою пов'язаний зміст документів справи;
дати (період), до яких належать документи справи.
Якщо справа буде складатися з декількох томів або частин, то формулюється загальний заголовок справи, а потім при необхідності складаються заголовки кожного тому (частини), що уточнюють зміст заголовка справи.
При наявності справі кількох томів (частин) індекс проставляється на кожному томі з додаванням «т. 1. ». «Т. 2 »і т.д. [3, 54 с.].
Основою для формування справ, їх угруповання, систематизації та обліку, визначення строків їх зберігання та складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання є номенклатура справ. Номенклатура справ ВАТ «Холодокомбінат» включає в себе наступні розділи:
) Підстави до наказів по особовому складу.
) Положення про відділ персоналу.
) Посадові інструкції співробітників
) Затверджене штатний розклад структурних підрозділів.
) Особові справи співробітників.
) Заяви про прийом на роботу за сумісництвом.
) Графіки відпусток, заяви на відпустку.
) Трудові книжки співробітників.
) Копії наказів і підстави до наказів на осіб, які порушили трудову дисципліну.
) Документи для службового користування.
) Копії наказів та подання на подяку співробітників.
) Описи на справи, здані в архів.
) Акти про знищення справ.
А також деякі інші.
Вивчивши основні положення номенклатури справ ВАТ «Холодокомбінат», можна зробити висновок про діяльність відділу персоналу в цілому. Всі документи, зазначені в номенклатурі не просто використовуються фахівцями з кадрів, але й безпосередньо є основою їх роботи. Співробітники відділу персоналу займаються розробкою і веденням питань, які ці документи регламентують.
Для спрощення роботи з документами на комбінаті використовують автоматизовані системи. Облік документації ведеться за допомогою баз даних в програмі 1С: 8.2 ЗУП. Так само полегшенню трудової діяльності працівників відділу персоналу сприяє система під назвою «Перелік». Ця система дозволяє прискорити процес здачі спеціалізованих звітів в пенсійний фонд Росії за списками пільгових професій і впорядковує зберігання даних.
Система 1С надає працівникам відділу персоналу наступні можливості:
оперативний доступ до інформації про кадровий склад;
отримання відомостей про всі призначення працівника в межах підприємства, а також про всі наказах, що стосуються цієї людини;
підготовка та видання наказів;
зміна штатного розкладу, отримання інформації про ставки, вакансіях, позаштатних працівниках і зайнятих посадах;
підготовка аналітичних даних, отримання стандартних форм звітності та різного виду документів;
всі відомості зберігаються в єдиній інформаційній базі, що забезпечує оперативний доступ до них з декількох робочих місць і паралельну роботу в системі декількох чоловік.
...
