Ця сучасна автоматизована система забезпечує ефективну і зручну роботу з документування та управління персоналом.
Вивчивши основні положення номенклатури справ ВАТ «Холодокомбінат», можна зробити висновок про діяльність відділу персоналу в цілому. Всі документи, зазначені в номенклатурі не просто використовуються фахівцями з кадрів, але й безпосередньо є основою їх роботи. Співробітники відділу персоналу займаються розробкою і веденням питань, які ці документи регламентують.
2.3 Зміст і порядок оформлення документів, що регламентують діяльність відділу персоналу і документів з обліку та реєстрації
Основне призначення кадрової документації в ВАТ «Холодокомбінат» - надати більшу прозорість трудовим відносинам. Вся система кадрової документації встановлює певні правила, при дотриманні яких співробітникам лікарні гарантована стабільність, а адміністрації простіше управляти персоналом. Максимально точна регламентація кола прав і обов'язків за допомогою кадрових документів відповідає інтересам обох сторін трудових відносин.
До документів регламентують діяльність персоналу та документів з обліку кадрів відноситься документація по особовому складу. Вони створюються в процесі виконання кадровою службою своїх обов'язків щодо документування роботи з персоналом. Документація з особового складу завжди «прив'язана» до конкретного працівника і відображає специфіку його посади (професії), умов прийому на роботу, результатів праці тощо До цього виду документації відносяться:
розпорядчі документи,
документи, що підтверджують трудову діяльність працівника;
інформаційно - розрахункові документи;
офіційна внутрішня переписка;
журнали (книги) обліку та реєстрації документів.
Документи, що входять в кожну з цих груп, мають свої особливості. Вони призначені для різних цілей, по-різному розробляються, затверджуються і вводяться в дію [3, 154 с.].
Розпорядчі документи.
Так само робота комбінату була б неможлива без розпорядчих документів. До цього виду внутрішніх документів належать накази і розпорядження генерального директора. З їх допомогою генеральний директор здійснює повноваження з управління комбінатом, передбачені статутом.
Документи, що входять в першу групу, охоплюють діяльність комбінату в цілому, до роботи відділу персоналу вони відносяться тільки побічно. Друга - накази по особовому складу (про прийом на роботу, про звільнення, про переведення на іншу роботу, про надання відпусток, про заохочення та дисциплінарні стягнення). У неї входять документи, безпосередньо пов'язані з трудовою діяльністю сотрудніковкомбіната. Багато з цих документів ведуться за типовою формою, затвердженою Держкомстатом Росії.
Документи, що підтверджують трудову діяльність працівника. До таких документів належать:
трудова книжка,
трудовий договір,
довідка про трудову діяльність,
копії наказів про прийом на роботу і звільнення.
Призначення цих документів полягає в тому, щоб максимально точно відобразити наявний у працівника трудовий стаж. Справа в тому, що стаж (загальний трудовий або страховий) має значення, як для майбутнього пенсійного забезпечення співробітника, так і для призначення йому допомоги по тимчасовій непрацездатності в період роботи. На підставі копій наказів інших роботодавців до трудової книжки працівника вносяться записи про сумісництво, а також оформляється дублікат трудової книжки [6, 142 с.].
Інформаційно-розрахункові документи ведуться відділом персоналу для обліку персональних даних співробітників, для закріплення інформації, пов'язаної з їх трудовою діяльністю. До їх числа відносяться:
особиста картка працівника;
штатний розклад;
табель обліку робочого часу;
особисті справи.
Форма більшості цих документів також уніфікована.
Внутрішня переписка в організації використовується для документального оформлення всіх кадрових рішень. Наприклад, для притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності потрібно отримати від працівника пояснення. Якщо ж мова йде про заохочення працівника, його безпосередній начальник направляє на імягенерального директора уявлення про заохочення працівника. За допомогою внутрішнього службового листування відбувається також офіційний обмін думками між посадовими особами комбінату і керівництвом [6, 164 с.].
Важливим напрямком роботи відділу персоналу є діяльність ...
