рмуванням, розміщенням, виконанням і контролем результатів розміщення замовлень, оптимізувати (централізувати) процедури закупівель, підвищити ефективність праці фахівців, що здійснюють їх;
· контролювати номенклатуру і обсяги закупівель бюджетополучателей, що дозволить попереджати нераціональне використання бюджетних і позабюджетних коштів;
· зосередити у муніципальних замовників кваліфікованих фахівців, здатних здійснювати розміщення муніципального замовлення із застосуванням сучасних інформаційних технологій;
· оперативно розміщувати зекономлені ресурси на додаткову закупівлю необхідної продукції;
· прогнозувати потреби в товарах, роботах, послугах на короткостроковий і середньостроковий періоди;
· знизити навантаження на Управління фінансів за рахунок укрупнення контрактів, підвищити оперативність проходження платежів;
· домогтися високої якості аналізу результатів проведення закупівель;
· отримати нову якість результатів роботи, підвищення рівня керованості процесами формування, розміщення і виконання муніципального замовлення;
· забезпечити можливість оперативного аналізу результатів проведених закупівель по будь-яким видам товарів, робіт, послуг.
Впровадження автоматизованої інформаційної системи управління муніципальним замовленням дозволяє автоматизувати роботу з документами будь-яких типів і практично на всіх стадіях життєвого циклу, починаючи від завдання на розробку і кінчаючи здачею в архів. Крім того, дане якість дає можливість налаштовувати систему на різні специфічні ділянки, будь то класичне діловодство (з паралельним ходінням електронних і паперових документів) або розробка проектно-конструкторської документації (з підтримкою сканування, векторизації, розпізнавання та індексування), що актуально для МО « г.Воткінск ». Очевидно, що повнофункціональна система повинна не тільки вміти організовувати складні маршрути руху документів (послідовно-паралельні, з умовним розгалуженням, циклами і навіть самостійним прийняттям управлінських рішень, коли це можливо), але і контролювати їх виконання, вести аудит, оптимізувати завантаження співробітників і робити багато іншого.
Виходячи з цього, система повинна як мінімум забезпечувати:
. Єдину реєстрацію всієї надходить кореспонденції з подальшим направленням документів на розгляд керівництву адміністрації МО «г.Воткінск» або в її структурні підрозділи;
. Єдину реєстрацію всієї вихідної кореспонденції і внутрішніх документів по муніципальних замовленнях;
. Реєстрацію руху документів всередині МО «г.Воткінск», включаючи резолюції, звіти про виконання, узгодження (візування) документів;
. Списання документів у справу згідно з прийнятою в МО «г.Воткінск» номенклатурою справ;
. Контроль своєчасного виконання доручень, звернень громадян, організацій, резолюцій і вказівок керівництва; перевірку правильності і своєчасності виконання документів;
. Пошук документів та отримання статистичних звітів з документообігу;
. Формування реєстрів відправки для експедиції установи або відправку документів за допомогою систем електронної пошти.
Також система автоматизації повинна функціонувати в локальній обчислювальній мережі, що об'єднує комп'ютери, встановлені на робочих місцях працівників структурних підрозділів та виробництва, беруть участь у процесах муніципальних замовлень.
Система автоматизації процесу муніципальних замовлень також дозволить:
. Централізовано відстежувати хід діловодного процесу - до роботи виконавців над документами на своїх робочих місцях, систематизувати результати контролю і тим самим виявляти вузькі місця в документообігу і роботі персоналу;
. При переході на роботу з електронними копіями документів повністю виключити можливість їх втрати і звести пошук документа до запиту, виконуваного системою протягом лічених секунд. При цьому навіть необов'язково пам'ятати назву або реєстраційний номер документа - достатньо вказати тематику або ключові слова для пошуку.
. Підвищити зростання продуктивності праці співробітників за рахунок впорядкування технології роботи з документами, різкого скорочення часу передачі документів по локальній мережі або засобами електронної пошти.
Отже, впровадження повноцінної системи автоматизації процесу муніципальних замовлень передбачає комплекс організаційно-технічних заходів, які вирішують більшість перерахованих вище проблем на основі впровадження єдиної для всіх співробітників МО «г.Воткінск» дисципліни роботи з о...
